Sejarah Perusahaan SAP

Sejarah perusahaan SAP 

SAP berasal dari bahasa Jerman yang diperkenalkan pada tahun 1972 berarti systeme, anwendungen and produkte in derdatenverarbeitung, yang dalam bahasa Inggris adalah systems, applications, and products in data processing. SAP merupakan vendor utama software ERP di Mannheim, Jerman yang dibangun oleh 5 orang dari IBM (Brady et al, 2001, p21).

Produk –Produk SAP

Beberapa produk SAP diantaranya adalah :

1. MySAP business suite adalah paket lengkap dari open enterprise solution yang menghubungkan semua orang yang dilibatkan, informasi dan proses dan oleh karena itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis. MySAP business suite menawarkan solusi bisnis yang fleksibel untuk perusahaan yang besar yang mempunyai jumlah user yang besar dan proses yang secara konstan berubah (SAP AG, 2006, p1-14).
2. MySAP all-in-one adalah prepackaged, versi spesifikasi industri dari mySAP business suite dengan built-in content, peralatan, dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi mySAP all-in-one menawarkan kombinasi fleksibel out-of- the-box dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia (SAP AG, 2006, p1-25).
3. SAP business one adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan solusi untuk manajemen operasional untuk bisnis dinamik dengan ukuran karyawan antara 10 sampai beberapa ribu. Solusi ini mudah namun sangat kuat, menyediakan dengan segera dan melengkapi gambaran operasi bisnis dan aktifitas pelanggan (SAP AG, 2006, p1-27).

Modul-modul pada SAP

Beberapa modul pada SAP, diantaranya adalah :

1. Modul Sales and Distribution (SD) menyimpan sales order dan jadwal pengiriman. Informasi mengenai pelanggan (harga, bagaimana dan dimana pengiriman produk, bagaimana pelanggan membayar dan informasi lainnya) dikelola dan diakses dari modul ini.
2. Modul Material Management (MM) mengatur akuisisi bahan baku dari supplier (pembelian) dan kemudian penanganan penyimpanan bahan baku, dari gudang untuk diproses sampai penyimpanan barang jadi.
3. Modul Production Planning (PP) memelihara informasi produksi. Disini produksi direncanakan dan dijadwalkan, dan aktifitas produksi disimpan.
4. Modul Quality Management (QM) membantu untuk merencanakan dan menyimpan aktifitas control kualitas, seperti pemeriksaan produk dan keterangan material.
5. Modul Plant Maintenance (PM) memungkinkan perencanaan untuk pencegahan perawatan mesin-mesin pabrik dan mengatur perawatan sumber daya, jadi kerusakan perlengkapan dapat diminimalisasi.
6. Modul Human Resource (HR) memfasilitasi perekrutan karyawan, hiring, dan pelatihan. Modul ini dilengkapi penggajian dan benefit.
7. Modul Financial Accounting (FI) menyimpan transaksi dalam catatan buku besar. Juga menghasilkan pernyataan untuk kegunaan laporan eksternal.
8. Modul Controlling (CO) digunakan untuk manajemen internal. Disini, biaya pabrik perusahaan ditempatkan pada produk dan cost center, memfasilitasi analisa biaya.
9. Modul Asset Management (AM) membantu perusahaan untuk mengatur pembelian asset tetap (pabrik dan mesin) dan hubungan depresiasi.
10. Modul Project System (PS) memungkinkan perencanaan dan mengontrol kelebihan R&D, konstruksi, dan proyek pemasaran. Modul ini memungkinkan agar biaya dikumpulkan pada proyek, dan ini sering digunakan untuk mengatur implementasi dari sistem SAP R/3.
11. Module Workflow (WF) dapat digunakan untuk mengotomatisasi beberapa aktifitas dalam R/3. Dapat menampilkan analisa alur tugas dan mendorong karyawan (via email) jika mereka membutuhkan untuk menerima aksi.
12. Modul Industry Solutions (IS) berisi pengaturan konfigurasi R/3 yang ada di SAP adalah tepat untuk fakta-fakta industri. Pengaturan ini mempermudah implementasi R/3 dan membiarkan pembeli mendapat keuntungan dari pengalaman industri SAP.

(Brady et al, 2001, p24-25)

Sistem-wide concepts

System-wide concepts merupakan konsep, elemen organisasi, master data, dan transaksi, yang merupakan elemen dasar yang didesain dan diutilisasi untuk menggambarkan struktur perusahaan dan proses bisnis dengan sistem SAP (SAP AG, 2006, p3-2).

Elemen organisasi adalah struktur perusahaan yang dipetakan ke aplikasi SAP. Berikut adalah elemen organisasi di dalam SAP :

• Client yang merupakan elemen organisasi dengan level tertinggi; mewakili grup perusahaan.
• Company code adalah unit legal yang independen secara akuntansi mewakili elemen organisasi pusat dari akuntansi keuangan, juga mewakili pajak perusahaan untuk negara.
• Plant merupakan pabrik produk, mendistribusikan produk, atau menyediakan layanan; ini merupakan pusat unit organisasi dari produksi.
• Storage location untuk stok material dalam manajemen inventori yang dapat dibedakan dengan satu plant disesuaikan dengan Storage location.
• Sales organization adalah pusat elemen organisasi dalam manajemen sales order yang mengontrol cara penjualan ke pelanggan.
• Distribution channel dapat digunakan untuk mendefinisikan bagaimana produk yang berbeda menjangkau pemakai, sebagai contoh wholesale.
• Organization unit menggambarkan bermacam-macam unit bisnis yang ada di perusahaan.
• Position adalah karyawan perorangan yang bertugas di perusahaan (SAP AG, 2006, p3-2).

Master data dibuat terpusat dan tersedia untuk semua aplikasi dan semua pemakai yang sah, master data juga mempunyai segi organisasi karena informasi ini adalah diatur dalam gambaran yang ditempatkan ke elemen organisasi. Transaksi adalah program aplikasi yang menjalankan proses bisnis dalam sistem SAP. Contohnya, membuat sales order, merubah master pelanggan, atau menampilkan list laporan sales order (SAP AG, 2006, p3-2).

Change Management Landscape

Standar software SAP perlu disesuaikan untuk dapat memenuhi kebutuhan spesifik dari perusahaan. Upgrades atau perubahan tersebut membutuhkan kustomisasi di dalam sistem produksi.

Untuk menjamin konsistensi sistem, SAP merekomendasikan three-system landcape,yang terdiri dari :

• Pengembangan customer-spesific programs begitupula dengan kustomisasi yang dibutuhkan. Tahap ini dinamakan development system (DEV).
• Pengembangan dan perubahan akan dilanjutkan ke quality assurance system (QAS) untuk dilakukan pengecekan pengaruh dari perubahan terhadap produksi.

Object yang telah diuji dan disetujui akan dibawa ke test system, copy dari production system. Dan tahap yang terakhir adalah production system (PROD). (SAP AG, 2006, p 7-8)

Gambar Three-tier sytem landscape

Teori-Teori Khusus Yang Berhubungan Dengan Topik yang Dibahas

1. SAP ERP 6.0

ERP 6.0 adalah solusi ERP (Enterprise Resource Planning) terkini dari SAP dan merupakan ‘Go-To’ release dari SAP (biasa dikenal sebagai ERP2005). ERP 6.0 menyatukan fungsionalitas utama ERP dengan teknologi dari SAP Netwaver 7.0 (sebelumnya Netweaver 2004s) dan Business Intelligence untuk menyediakan ERP yang lebih lengkap dan komprehensif bagi organisasi.Versi SAP ini secara mendasar lebih fleksibel, memungkinkan penyampaian yang lebih cepat dari inovasi teknikal dan proses bisnis yang baik. ERP 6.0 menawarkan client SAP dua hal :

1. Strategi platform yang stabil dan kuat untuk masa depan,dengan roadmap yang jelas untuk pengembangan dan inovasi di tiap area dari operasi 
2. Fokus pada menyediakan client dengan jalur yang evolusioner menuju ke arah yang mereka inginkan dibandingkan dengan harus melalui proyek upgrade yang besar dan kompleks secara teratur atau menunggu release berikutnya.

Diagram berikut menggambarkan arsitektur dari SAP ERP 6.0

Gambar Arsitektur SAP ERP 6.0

SAP ECC Core 6.0

SAP ECC Core (6.0) berisikan inti yang ditawarkan oleh R/3 tradisional, seperti modul Human Resources and Payroll, Financials, Sales and Distribution, Production Planning, Project Systems, Plant Maintenance dan seterusnya. Modul dan area komponen untuk fungsionalitas SAP ERP yang spesifik sekarang terdapat di: SAP HCM ERP, SAP Finance ERP, SAP Operations dan SAP Corporate Services. Seperti yang ditunjukkan oleh diagram di atas ECC Core (6.0) digabungkan dengan Netweaver 7.0 yang memungkinkan penyederhanaan user interface, mendukung Enterprise SOA (Service Oriented Architecture), Cross Industry dan peningkatan di industri yang spesifik (jika memungkinkan). ERP 6.0 masih memuat Extension sets seperti pada ERP 2004 dan ERP 2005 untuk fungsionalitas tambahan dari perusahaan dan industri. Dengan Extension sets, SAP R/3 Enterprise mempelopori konsep dari pembungkusan fungsionalitas baru, yang bersifat opsional dan dapat dikembangkan jika dibutuhkan.

Netweaver 7.0

Sebuah gabungan teknologi platform terdepan yang bukan hanya terdiri dari komponen SAP BASIS tradisional, tetapi lebih lagi. Netweaver 7.0 memungkinkan anda untuk menggabungkan solusi bisnis yang menghasilkan nilai yang lebih baik dari investasi IT anda sekarang. Netweaver merupakan pondasi untuk Service Oriented Architecture (SOA) yang memungkinkan fleksibilitas, efisiensi biaya dan membantu evolusi dari landasan IT perusahaan saat ini menuju ke arah yang strategik, yang mengendalikan perubahan bisnis. Enterprise SOA adalah blueprint standar sebagai landasan untuk menggabungkan aplikasi yang inovatif dan memperluas sistem yang ada selagi mengelola fleksibilitas untuk membuat perubahan proses di masa yang akan datang menjadi efektif dari segi biaya.

Enhancement Packs

Enhancement packs mewakili filosofi baru dari SAP dalam release strategy. Enhancement packs memungkinkan organisasi untuk mengembangkan fungsionalitas baru dan penambahan keseluruhan solusi tanpa harus menunggu major version release dan upgrade yang akan datang. Gagasan dan tujuan di balik Enhancement Pack adalah untuk mengurangi kebutuhan akan upgrade rutin, mengurangi usaha untuk melakukan implementasi dan training. Memungkinkan fleksibilitas dalam adopsi dalam fungsionalitas, pemenuhan kebutuhan dari industri yang spesifik dan client dengan lebih cepat. Penambahan packs bersifat opsional: sebagai dasar dari implementasi awal dan aktivasi. Hal ini dapat dikombinasikan dengan updates support pack wajib yang berarti usaha yang dibtutuhkan untuk melakukan instalasi tidak terlalu besar. Jika enhancement pack diimplementasikan tapi tidak diaktifkan, ia tidak akan mempengaruhi platform Netweaver yang sudah ada, user interface atau proses sampai secara formal diaktivasi sebagai bagian dari implementasi proyek. Sekali diaktifkan enhancement packs hanya memerlukan training dan regression testing sesuai dengan fungsi tertentu yang diaktifkan. Mereka tidak mempengaruhi area lain dari solusi anda. Proses testing yang sebenarnya disederhanakan dengan tersedianya templates untuk area fungsi bisnis tertentu yang digunakan.

Kemampuan dan Fitur Yang Telah Ditingkatkan dari SAP ERP 6.0

SAP ERP terdiri dari beberapa area berikut ini :

• SAP ERP HCM

Termasuk : Portal Technology, Employee Self Service dan Manager's Self Service, Talent Management Suite

• SAP ERP Financials

Termasuk: New General Ledger dan Financial Supply Chain Management (FSCM) begitupula dengan SAP GRC (Government, Regulation and Compliance)

• SAP ERP Operations

Termasuk : Procurement dan Logistics execution, Product

Development Manufacturing dan Sales dan Service.

• SAP ERP Corporate Services

Termasuk: Enterprise Asset Management, Real Estate

Management, Project and Portfolio Management, Travel Management, Environmental Health and Safety, Quality Management dan Global Trade Services.

Dengan tiap kategori di atas di dalam versi terakhir dari SAP akan memberikan anda keuntungan yang pasti, dan memungkinkan peningkatan bisnis untuk menambah nilai terhadap bisnis anda dalam jangka panjang.

Berikut adalah tabel rangkuman dari peningkatan fitur di dalam SAP ERP 6.0

Tantangan Bisnis	Peningkatan pada SAP ERP 6.0	Fungsi dan Fitur
Produktivitas dari end-user	• Interface aplikasi yang baru. •  Role based access	• Employee self- services • Manager self-
	yang diperbaharui. •  Penggunaan yang lebih baik   dari   form interaktif Adobe.	services • Employee interaction center

Tantangan Bisnis	Peningkatan pada SAP ERP 6.0	Fungsi dan Fitur
Laporan dan manajemen pelaksanaan pekerjaan	• Tools untuk perencanaan dan peramalan yang lebih baik. • Kemampuan yang lebih baik    terhadap   account untuk investasi. • Modul product costing yang telah ditingkatkan	• Perencanaan dengan cepat • Konsolidasi bisnis • Perancangan dan perkiraan harga produk
Accounting dan pelaksanaan laporan keuangan	• Alokasi secara otomatis dan balancing dengan berbagai dimensi. • Pemisahan     pengujian tugas    secara   otomatis dilaporkan.	• General ledger baru • Manajemen dari kontrol internal • Contract accounting • Manajemen Financial supply chain
Talent attraction dan retention	• Meningkatkan dukungan untuk	• Perekrutan • E-learning

Tantangan Bisnis	Peningkatan pada SAP ERP 6.0	Fungsi dan Fitur
	• perekrut. • Mengembangkan kemampuan pembelajaran secara online dan dukungan terhadap knowledge management. • Meningkatkan manajemen pelaksanaan pekerjaan dan kemampuan untuk penentuan tujuan.	• Workforce performance management • Succession management
Shared-services untuk HR	Meningkatkan kemampuan untuk mengoperasikan HR shared-service center.	• HR administrator • Daftar pekerjaan universal • Time management
Procurement	• Meningkatkan kemampuan pembelian secara self-services. • Meningkatkan	• E-procurement • Project self-services • Sistem        manajemen invoice

Tantangan Bisnis	Peningkatan pada SAP ERP 6.0	Fungsi dan Fitur
	penyediaan jasa. • Mempersingkat manajemen invoice.
Sales      dan      manajemen order	• Meningkatkan proses order-entry. • Mengembangkan dukungan terhadap penjualan di Internet • Penentuan    harga    dan konfigurasi   yang   telah ditingkatkan.	• Manajemen order dan quotation • Penjualan melalui eBay • Konfigurator penentuan harga melalui internet.
Manajemen perjalanan dan pengeluaran	• Meningkatkan entri dan kecepatan dalam laporan pengeluaran. • Perencanaan dan pemesanan perjalanan yang lebih baik.	• Automated credit card feeds • Perhitungan biaya yang terintegrasi • Perjalanan dan pengeluaran secara mobile • Integrasi dengan biro

Tantangan Bisnis	Peningkatan pada SAP ERP 6.0	Fungsi dan Fitur
		perjalanan
Manajemen real estate perusahaan	Pre-delivered support untuk mengelola properti perusahaan dan penyewaan.	Manajemen real estate
Manajemen pemenuhan pelaksanaan kesehatan, lingkungan dan keamanan	• Meningkatkan kemampuan untuk memasukkan peraturan dan kebijakan dari pihak ketiga. • Mendukung dokumentasi kesehatan pekerja. • Meningkatkan kemampuan                               dalam memantau    barang    dan material yang berbahaya.	• Kesehatan pekerja • Manajemen limbah • Kehigienisan industri • Manajemen        barang berbahaya

Tabel Peningkatan pada SAP ERP 6.0

Pengukuran IT Balanced Scorecard

Transisi Balanced Scorecard menjadi IT Balanced Scorecard

Pada tahun 1997, Van Grembergen dan Van Bruggen menyesuaikan Balanced Scorecard tradisional untuk digunakan dalam IT.Maka keempat perspektif IT Balanced Scorecard adalah sebagai berikut :

1. Perspektif kontribusi perusahaan
2. Perpspektif orientasi pengguna
3. Perspektif penyempurnaan operasional
4. Perspektif orientasi masa depan

Perspektif IT Balanced Scorecard

Tabel di bawah ini menunjukkan standard IT Balanced Scorecard. Perspektif orientasi pengguna menggambarkan evaluasi user terhadap IT. Perspektif penyempurnaan operasional menggambarkan proses IT yang dikerjakan untuk mengembangkan dan memenuhi aplikasi. Perspektif orientasi masa depan menggambarkan sumber daya manusia dan teknologi yang dibutuhkan IT untuk memberikan pelayanan. Perspektif kontribusi perusahaan menjelaskan nilai bisnis dari investasi IT . (Grembergen, 2000)

Perspektif	Misi	Strategi
Kontribusi perusahaan Bagaimana manajemen memandang divisi IT ?	Untuk mencapai kontribusi bisnis terhadap investasi IT.	•      Pengendalian biaya IT. •      Nilai  bisnis  dari proyek IT . •      Menyediakan kemampuan bisnis baru .
Orientasi pengguna Bagaimana pengguna	Untuk menjadi penyedia sistem informasi pilihan.	•      Penyedia aplikasi pilihan

Perspektif	Misi	Strategi
memandang divisi IT ?		•      Penyedia  operasi pilihan •      Kerjasama dengan pengguna •      Kepuasan pengguna
Penyempurnaan operasional Seberapa efektif dan efisien proses IT ?	Memberikan produk dan layanan IT yang efektif dan efisien .	•        Pengembangan aplikasi yang efektif            dan efisien . •      Operasi        yang efisien   dan efektif .
Orientasi masa depan Seberapa baik IT diposisikan untuk memenuhi kebutuhan di masa depan ?	Mengembangkan kesempatan utnuk menjawab tantangan masa depan .	•      Melatih           dan mendidik keahlian staff IT . •      Penelitian terhadap

Perspektif	Misi	Strategi
		perkembangan IT saat ini •      Umur aplikasi .

Tabel Standard IT Balanced Scorecard

Sangat penting untuk mengembangkan sebuah hubungan sebab akibat di dalam IT Balanced Scorecard yang menjelaskan pengukuran hasil dan performance drivers. IT Balance Scorecard yang baik membutuhkan perpaduan yang baik dari dua tipe pengukuran. Pengukuran hasil seperti produktivitas programmer tidak memperhatikan bagaimana cara hasil tersebut dicapai. Dan performance drivers tanpa pengukuran hasil dapat menyebabkan investasi yang besar namun tanpa sebuah pengukuran apakah strategi ini efektif. Hubungan sebab akibat ini perlu didefinisikan ke dalam seluruh scorecard (Gambar 2.3) : pelatihan staff IT yang semakin baik (Perspektif orientasi masa depan) akan mendukung (performance driver) terhadap pengembangan sistem dengan kualitas yang lebih baik (perspektif penyempurnaan operasional) yang akan menyebabkan kepuasan user meningkat (perspektif orientasi pengguna) yang pada akhirnya akan berdampak pada nilai bisnis dari IT yang meningkat (perspektif kontribusi perusahaan).

Perspektif Kontribusi Perusahaan

Perspektif ini mengevaluasi performance IT dari pandangan manajer eksekutif, dewan direksi, dan pemegang saham. Hal yang dibahas dalam kontribusi perusahaan ini yaitu kontribusi strategis, performance yang sinergis, nilai bisnis dari proyek IT dan manajemen dari investasi IT. Tolok ukur yang digunakan berdasarkan standar obyektif yang tersedia atau yang dapat ditentukan dan hampir semua kasus berasal dari sumber eksternal.

Perspektif Orientasi Pengguna

Perspektif orientasi pengguna mengevaluasi performance IT dari pandangan pelaku bisnis serta pelanggan dari unit bisnis. Hal yang dibahas dalam orientasi pengguna yaitu kepuasan pelanggan, penggabungan IT atau bisnis, keberhasilan pengembangan aplikasi dan tingkat keberhasilan pelayanan. Divisi IT merupakan bagian dari sebuah organisasi, maka yang dimaksud pengguna divisi adalah pengguna internal. Ada tiga fokus yang diperhatikan di sini yaitu menjadi penyedia aplikasi pilihan, bekerja sama dengan pengguna dan menjamin kepuasan pengguna. Hal ini bertujuan untuk memfokuskan pada pengembangan hubungan bisnis dan pengimplementasian organisasi IT yang baru dan proses IT-nya.

Perspektif Penyempurnaan Operasional

Perspektif penyempurnaan operasional mengevaluasi keberhasilan IT dari pandangan manajemen IT dan badan audit serta pokok – pokok pengaturannya. Hal yang dibahas dalam pennyempurnaan operasional yaitu proses keunggulan, proses yang cepat tanggap, pengelolaan jaminan, dan perlindungan serta keamanan.

Penyempurnaan operasional memiliki kontribusi yang penting karena berakibat pada dua hal, yaitu kualitas produk dan penekanan biaya IT.

Perspektif Orientasi Masa Depan

Perspektif orientasi masa depan mengevaluasi keberhasilan IT dari pandangan perusahaan khususnya divisi IT itu sendiri yaitu proses kepemilikan, pelaksana dan pendukung tenaga ahli. Hal yang dibahas dalam orientasi masa depan yaitu peningkatan kemampuan perusahaan, keefektifan manajemen karyawan, perkembangan arsitektur IT perusahaan, dan penelitian terhadap teknologi-teknologi baru yang muncul. Perspektif ini bertanggung jawab untuk menyiapkan personil IT dalam menghadapi tantangan masa depan.