Pengertian dan Komponen Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam
pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi
(information systems) atau disebut juga dengan processing systems atau
information processing system atau information generating systems.
Menurut Wilkinson, definisi sistem informasi adalah: “Suatu kerangka
kerja dengan mana sumber daya (manusia,komputer) dikoordinasikan untuk
mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai
sasaran-sasaran perusahaan.”(Wilkinson, 1982, hal 12).
John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi
terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya istilah Blok bangunan
(building block), yaitu terdiri dari blok masukan (input block), blok model
(model block), blok keluaran (ouput block), blok teknologi (technology block),
blok basis data (database block), dan kendali (controls block) sebagai suatu
sistem. Keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lainnya
membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Berikut penjelasan
masing-masing blok:
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input
di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data
yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen
dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model
matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang
tersimpan dalam basis data dengan cara tertentu untuk
menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan
informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk
semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem
informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input,
menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu pengendalian
dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian
utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak
(software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa
orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat
beroperasi. Misalnya teknisi adalah operator komputer,
pemrogram, operator pengolah kata, spesialis telekomunikasi,
analis sistem, penyimpan data dan lain sebagainya.
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat
keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk
keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data dalam basis data
perlu diorganisasikan sedemikian rupa agar informasi yang
dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga
berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data
diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak
yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi baik yang
disebabkan oleh alam maupun ulah manusia itu sendiri, seperti
bencana alam, kebakaran, badai, debu, ketidakefisienan, kesalahan
dan kecurangan, tindakan sabotase/perusakan yang disengaja, kegagalan sistem itu sendiri, dan lain sebagainya. Beberapa tahap
dan langkah pengendalian perlu dirancang dan terapkan untuk
meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat
dicegah, ataupun bila terjadi kondisi tersebut dapat langsung cepat
diatasi.
Sistem Informasi Berbasis Komputer
Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa
Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem
pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan
untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.
Konsep Sistem Informasi Berbasis Komputer
Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS yang akan dibahas pada
bagian ini antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi
dan “basis komputer” sebagai kata kuncinya.
- Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar sub-sistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
- Berbasis Komputer Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computerbased” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
- Sistem Informasi Berbasis Komputer Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam membuat keputusan. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer sebagai pengolah informasi terdiri dari bidang aplikasi berbasis komputer –seperti SIM, SIA, DSS, kantor virtual, dan sistem berbasis pengetahuan. Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer (computer based information system), atau CBIS. Untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer Gambar. dibawah ini menunjukkan model CBIS. Semua subsistem CBIS menyediakan informasi untuk pemecahan masalah.
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam
pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari
pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam
mengkoordinasi sub unit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan
bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal
yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan
mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu
sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara
efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem
pengendalian manajemen adalah:
- penghematan waktu (time saving)
- penghematan biaya (cost saving)
- peningkatan efektivitas (effectiveness)
- pengembangan teknologi (technology development)
- pengembangan personel akuntansi (accounting staff development)
Selama tahun-tahun awal komputer, perusahaan mempunyai
pilihan untuk menggunakan alat elektronik tersebut atau tidak. Para
manajer di sejumlah perusahaan yang pada awalnya menggunakan
komputer adalah orang-orang yang berpandangan jauh ke depan, yang
menyadari bahwa komputer memberi mereka sejumlah keunggulan
atas pesaing mereka. Seiring menurunnnya biaya perangkat keras dan
perangkat lunak, berbagai aplikasi dirintis sejumlah perusahaan perintis tersebut telah tersedia bagi hampir semua perusahaan –bahkan
yang terkecil.
Saat ini manajer benar-benar tidak memiliki banyak pilihan
mengenai penggunaan komputer. Pertanyaannya bukan lagi soal
menggunakannya atau tidak, tetapi seberapa efektif menggunakannya.
Sebagian besar perusahaan telah sepenuhnya tergantung pada sistem
pengolahan data berbasis komputer dan tidak dapat menangani
transaksi satu hari pun tanpanya. Sebagian perusahaan juga telah
mencapai sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah,
mempercepat arus komunikasi, dan menyediakan keahlian yang sangat
beragam.
Peranan CBIS Terhadap Peningkatan Nilai dan Kualitas Informasi
Apakah benar bahwa sistem informasi berbasis komputer
(Computer Based Information Systems) akan meningkatkan nilai dan
kualitas informasi yang dihasilkan? Berikut dibawah ini penjelasan
bagaimana CBIS menjawab pertanyaan tersebut.
Manusia Versus Komputer
Pada awalnya dalam konsep sistem informasi tradisional,
manusia merupakan komponen utama dalam mengolah data
menjadi informasi. Gambar berikut menunjukkan model dasar
sistem tradisional, dimana manusia sebagai pengolah informasi.
Gambar Model dasar manusia sebagai pengolah informasi
Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan
menghasilkan keluaran adalah terbatas. Dunia menyediakan lebih
banyak masukan daripada yang dapat diterima oleh sistem pengolah
manusia. Manusia mengurangi masukan ini sampai batas jumlah
yang dapat diatasi melalui suatu proses penyaringan atau seleksi.
Digunakannya komputer dalam sebuah Sistem Informasi
menutupi kekurangan-kekurangan manusia dalam melakukan
pengelolaan data menjadi informasi. Pemakaian komputer memiliki
beberapa keunggulan seperti berikut di bawah ini.
A. Proses pengolahan yang cepat
Mengingat informasi merupakan landasan bagi suatu
pengambilan keputusan, maka datangnya tidak boleh
terlambat. Jika sebuah informasi terlambat diterima, sudah
barang tentu manfaatnya akan lebih rendah dibandingkan
dengan jika informasi tersebut dating tepat pada waktunya.
Dengan pengolahan data berbasis komputer dalam sistem
informasi akuntansi, masalah kecepatan dalam menghasilkan
informasi dapat lebih teratasi. Komputer memang sudah
teruji tingkat kecepatan prosesnya. Dari komputer generasi
pertama yang hanya berkemampuan memproses ribuan
operasi per detik sekarang sudah memiliki kemampuan
milyaran operasi atau bahkan triliun operasi dalam setiap
detiknya. Dengan kemampuan mempersingkat waktu
pekerjaan tersebut membuat manusia tidak perlu mempersulit
diri dan menghabiskan waktunya untuk satu pekerjaan saja
serta dapat memanfaatkan waktu untuk jugamengerjakan
pekerjaan-pekerjaan yang lain.
B. Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi
Akurat, berarti bahwa infornasi yang dihasilkan tepat
sesuai dengan tujuan pengolahan data. Sebuah informasi
harus akurat mengingat proses jalannya informasi dari
sumber informasi sampai ke penerima banyak terdapat noise
atau gangguan-gangguan yang dapat merubah atau merusak
informasi tersebut. Manusia dalam bekerja mengenal batas
waktu dan tenaga tetapi tidak demikian halnya dengan
sistem yang berbasis komputer. Karena komputer tidak
memiliki mental dan tidak mengenal lelah, maka komputer
memiliki tingkat ketepatan yang sama dalam melakukan suatu
proses tidak terbatas oleh waktu dan tenaga.
C. Efisiensi Sumber Daya Manusia
Coba hitung berapa personil yang perusahaan butuhkan
jika sistem informasi pada perusahaan Anda masih
Tradisional. Sebut saja pada sistem pembuatan laporan
keuangan. Ada petugas Jurnal, Internal Audit, Petugas
Ledger, Petugas Adjustment sampai pada petugas pembuat
Rugi Laba dan Neraca. Di dalam sistem informasi akuntansi
yang berbasis komputer, personil-personil tersebut bisa
diefiensikan dan didaya-gunakan untuk tugas-tugas yang
lain yang tentunya lebih perlu, karena mulai dari proses
input jurnal transaksi, posting data sampai pembuatan
rugi laba dan neraca sudah dikerjakan oleh komputer, dan
hanya memerlukan seorang operator saja untuk
menjalankannya. Pada sistem akuntansi yang berbasis
komputer, manusia sebagai operator sistem tinggal
melakukan pemasukan data-data awal ke dalam komputer
saja. Dalam hitungan detik setelah data-data dimasukkan,
informasi akuntansi yang dibutuhkan dapat langsung
ditampilkan dan dimanfaatkan untuk kegiatan selanjutnya.
D. Kemudahan Berinteraksi Dengan Penggunanya
“Sistem Komputer Interaktif” menunjuk pada
kemudahan dalam menjalankan aplikasi-aplikasi yang
berbasis komputer. Komputer dirancang sedemikian rupa baik
dari sisi perangkat keras maupun lunaknya untuk membuat
manusia betah mengoperasikannya. Penggunaan simbolsimbol
atau tanda-tanda tertentu dalam pengoperasian
program dapat dengan mudah dipahami oleh operatornya.
Masalah bahasapun sudah bukan menjadi kendala lagi,
mengingat sekarang sudah banyak program-program dibuat
dengan menggunakan berbagai macam bahasa.
Peningkatan Nilai Informasi
Peningkatan nilai informasi dengan adanya pemakaian komputer,
bisa diamati dari grafik hubungan antara biaya dan volume
pemrosesan seperti pada gambar di bawah ini.
Gambar Hubungan Biaya dan Volume Proses
Pada grafik tersebut bisa dilihat bahwa biaya tenaga kerja
manusia dalam pemrosesan data secara manual ternyata kurang
efektif jika ditinjau dari sisi volume dan biaya pemrosesan.
Pemrosesan secara manual, memiliki biaya yang stabil pada angka
yang cukup tinggi. Sementara jika menggunakan mesin, meski
investasi awal lebih besar biayanya, namun pada perkembangannya
akan dapat mengurangi biaya-biaya pemrosesan dengan tetap
menjaga tingkat volume pemrosesan.
Yang paling menonjol adalah proses pengolahan data dengan
menggunakan komputer sebagai alat bantu. Penggunaan komputer
tersebut akan dapat terus mengurangi biaya-biaya pada posisi yang
paling rendah dibandingkan dengan metode pengolahan yang lain.
Grafik lain yang dapat membuktikan peningkatan nilai sebuah
informasi adalah grafik hubungan Nilai Informasi, Biaya, dengan
Waktu pengolahan data menjadi informasi seperti pada gambar di
bawah ini.
Gambar Hubungan Biaya, Nilai dan Waktu
Dari grafik tersebut terlihat bahwa dengan bantuan komputer,
kita bisa mengatur sedemikian rupa sehingga informasi dapat
disajikan dengan tepat waktu dan dengan biaya yang masih berada
dibawah manfaat informasi itu sendiri. Dengan kata lain, kita bisa
mengatur pengolahan data sehingga manfaat ekonomis sebuah
informasi dapat diperoleh secara maksimal.
No comments:
Post a Comment