Pengertian Analisa Fit/Gap Menurut Para Ahli
Menurut Wikipedia, (http://en.wikipedia.org/wiki /Fit/Gap_Analysis), analisa Fit/Gap adalah studi yang dibuat untuk mengidentifikasi apakah sistem yang ada sekarang telah memenuhi kebutuhan, dan apabila diidentifikasi adanya gap, maka akan dicatat dalam format yang telah ditentukan.
Analisa Fit/Gap akan mengidentifikasikan gap (kesenjangan) antara bagaimana operasi bisnis diperlukan untuk melawan apa yang package tidak bisa penuhi.
Tujuan Analisa Fit/Gap
Analisa Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user untuk proyek dan mengidentifikasi beberapa gap dalam functionality pada SAP. Alternatif akan dikembangkan ketika gap dalam functionality ditemukan. Beberapa gap akan diubah sesuai dengan proses bisnis, laporan atau melakukan penyesuaian terhadap software (customizing).
Tujuan dari analisa Fit/Gap adalah :
1. Mengumpulkan requirement dari perusahaan
2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization) yang diperlukan
3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan
4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “Best Practice”
5. Mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan
Langkah-langkah dalam analisa Fit/Gap
Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam analisa Fit/Gap :
Ranking Requirements
Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi sistem yang baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis.
|
Rank
|
Keterangan
|
|
H
|
HIGH/Mission critical
requirements
– adalah
kebutuhan
yang
merupakan tugas
kritis/penting, diperlukan untuk operasi dan tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi; termasuk di dalamnya kebutuhan laporan yang penting bagi internal dan eksternal
|
|
M
|
MEDIUM/value add requirements – adalah kebutuhan yang
jika ditemukan, akan secara
signifikan meningkatkan proses
di perusahaan.Kebutuhan ini
seringkali proses sistem bisnis
|
|
Rank
|
Keterangan
|
|
|
yang bukan
merupakan tugas kritis/penting
bagi
bisnis
organisasi, tetapi
jika ditemukan akan mempengaruhi
cost benefit organisasi
|
|
L
|
LOW/desirable requirements – adalah kebutuhan
yang bagus
untuk dimiliki
dan
hanya
akan
menambahkan
nilai yang tidak terlalu besar bagi proses bisnis
perusahaan
dan mungkin ditemukan melalui
perbaikan sementara atau perubahan pada
proses bisnis
|
Tabel Ranking Requirements dalam analisa Fit/Gap
Degree of Fit
Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh sistem yang baru. Kategori ini terdiri dari : Fit, Gap, Partial Fit.
|
Kode
|
Keterangan
|
|
F
|
FIT – kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software
|
|
G
|
GAP – software tidak dapat memenuhi
kebutuhan.Komentar,alternatif saran dan rekomendasi
yang dibuat akan menghasilkan
rekomendasi untuk melakukan
customization terhadap software.
|
Tabel Degree of Fit dalam analisa Fit/Gap
Gap Resolution
Saat gap ditemukan, tim akan menentukan alternative dan merekomendasikan solusi untuk mengatasi gap yang ada. Terdapat beberapa jalan untuk menyelesaikan gap seperti mengubah proses bisnis, mendesain lingkungan bisnis atau mengkustomisasi SAP ERP 6.0. Namun perlu diketahui bahwa untuk menghasilkan fungsional pada SAP ERP 6.0 akan meningkatkan cost dalam pengimplementasian proyek dan akan memberikan dampak negatif dalam kemampuan untuk upgrade ke SAP baru nantinya. Pilihan-pilihan untuk gap resolution, diantaranya adalah:
- Package Work-around – pertama kali tim akan mengidentifikasikan jalan alternatif untuk mencapai kebutuhan dengan proses yang ada di SAP
- Membuat bisnis sesuai dengan Package – jika package work-around tidak mungkin, tim akan merekomendasikan perubahan potensial pada proses bisnis untuk disesuaikan dengan proses pada SAP dan mengeliminasi gap yang terjadi
- Customization sebagai jalan terakhir– jika customization dibutuhkan,strategi yang dipilih adalah membangun fungsionalitas baru di luar SAP dan memisahkan package dibandingkan dengan merubah package.
Definisi dari customization di dalam proyek adalah sebagai berikut :
Yang merupakan customization dari paket SAP adalah perubahan pada aplikasi yang memerlukan campur tangan staf pengembangan, atau beberapa perubahan yang dapat berdampak kurang baik untuk kemampuan upgrade pada software yang akan datang. Sebagai contoh :
- Membuat atau memodifikasi menu, field, atau kode SAP.
- Membuat atau memodifikasi proses SAP
- Membuat laporan baru atau modifikasi untuk menghasilkan laporan SAP atau
- Mengubah kode SAP untuk mengimplementasikan level keamanan.
Biaya (Cost)
Konsep Biaya
Biaya (cost) merupakan sejumlah daya yang dikeluarkan atau dihabiskan untuk membiayai proyek untuk menghasilkan suatu produk (Parker, 1988, p90)
Jenis-Jenis Biaya
Terbagi 2 jenis biaya yaitu :
a. Tangible cost
Adalah biaya yang dapat dengan mudah diidentifikasi dan diukur dengan analisa sistem. Contoh : biaya furniture, biaya software, biaya peralatan, biaya perubahan.
b. Intangible cost
Merupakan biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan susah untuk dikalkulasi dan diukur. Contoh : biaya perawatan hardware, biaya kehilangan persaingan pinggir dari pesaing / saingan, biaya untuk high turn over rate, dan biaya untuk mengurangi market share harus untuk menambah ketidakpuasan customer.
Kategori Biaya
Dalam bisnis biaya manfaat, biaya dikategorikan 3 macam, antara lain :
1. Biaya Investasi
Merupakan modal pembayaran yang tidak diulang-ulang untuk mendapatkan atau mengembangkan peralatan baru, software baru, fasilitas baru, dan lain-lain. Contoh : Komputer, storage, jaringan komunikasi, software, Training / pelatihan.
2. Biaya Implementasi
Adalah pembayaran satu kali untuk membuat atau meng- install kemampuan baru. Sama seperti biaya investasi, dimana satu kali biaya investasi dapat diubah ke biaya Operasi tahunan (Annual Operating Cost) ketika peralatan dikontrakkan. Contoh : Biaya pemindahan peralatan dan personalia perusahaan, biaya penempatan saluran listrik dan telepon, biaya penghapusan sistem sekarang, Refurnishing Cost / biaya pembaharuan ulang, dan biaya furniture.
3. Biaya operasi tahunan
Adalah biaya bila pembayaran berulang dibutuhkan. Ini dibutuhkan untuk operasi dasar dari hari ke hari atau bulan ke bulan.Contoh : Biaya penyewaan peralatan dan fasilitas spesial, biaya perawatan peralatan dan software, gaji tambahan personalia, biaya perbedaan persediaan dan biaya asuransi.
Manfaat (Benefit)
Definisi Manfaat
Menurut Remenyi (2000, p40), manfaat (benefit) dari teknologi informasi adalah keuntungan yang diperoleh dengan bantuan dari komputer dan komunikasi yang mana sebuah perusahaan akan bersedia untuk membayar atas penggunaan semua itu.
Menurut Dan Remenyi (2000) dalam bukunya The Effective Measurement and Management of IT Costs and Benefits, arti dari benefit adalah suatu istilah untuk menunjukkan kelebihan atau keuntungan yang didapat oleh perorangan maupun organisasi.
Jenis-jenis Manfaat
Menurut Parker (1988, p92) ada 3 jenis manfaat, yaitu tangible benefit, quasitangible benefit yang bertitik berat pada peningkatan efisiensi organisasi dan intangible benefit yang betrtitik berat pada peningkatan efektivitas organisasi.
Menurut Dan Remenyi (2000. p7) , ada 2 jenis manfaat :
1. Tangible benefits
Tangible Benefits disebut juga dengan Hard Benefits, adalah manfaat yang dihasilkan dari investasi yang dapat diidentifikas atau diukur secara langsung dari segi finansial. Contohnya adalah penurunan total biaya produksi, peningkatan laba.
2. Intangible benefits
Intangible Benefits disebut juga dengan Soft Benefits, adalah manfaat yang dihasilkan dari investasi yang tidak dapat secara langsung diidentifikasi atau diukur. Contohnya adalah peningkatan lingkungan kerja bagi karyawan sehingga menciptakan suasana kerja yang lebih baik. Intangible benefit akan memberikan kontribusi yang penting terhadap kepentingan perusahaan.
Nilai (Value)
Nilai (Value) adalah manfaat diperoleh yang direfleksikan dari kemampuan bisnis sekarang dan di masa mendatang (parker, 1988, p64).
Manfaat akan menciptakan peningkatan keunggulan bersaing perusahaan yang menjadi value jika perusahaan (manajemen) bersedia berinvestasi untuk mencapainya.
Analisa Cost Benefit
Analisa Cost Benefit adalah suatu proses membandingkan perkiraan biaya dan manfaat dengan cara mengevaluasi suatu sistem yang diusulkan (Alter 1999, p404). Dengan menggunakan analisa biaya manfaat maka dapat diperhatikan berapa biaya dan manfaat yang akan dikeluarkan atau diterima atas sistem yang diusulkan, perbandingan dilakukan yaitu membandingkan manfaat dengan biaya yang dikeluarkan, semakin besar manfaat yang akan diterima dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan maka sistem itu mungkin untuk diimplementasikan dan semakin besar biaya yang dikeluarkan dibandingkan dengan manfaat yang diterima maka sistem tersebut tidak cocok untuk diimplementasikan. Semua biaya dan manfaat dinyatakan dalam mata uang (misalnya rupiah).
Analisa biaya manfaat dapat digunakan dalam 2 cara :
- Sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan keputusan apakah suatu sistem layak atau tidak untuk diimplementasikan pada suatu organisasi.
- Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan hubungan antara biaya dan manfaat, antara lain sebagai berikut :
Payback period
Metode payback period (pembayaran kembali) didefinisikan sebagai banyaknya waktu yang diperlukan oleh suatu proyek untuk mengganti biaya awal dari penerimaan kas yang ditimbulkannya. Metode payback merupakan estimasi mentah dari waktu yang dibutuhkan untuk mengembalikan investasi yang ditanamkan, sehingga secara sederhana metode ini memberikan suatu gambaran yang mudah dipahami bagi seorang manajer. (David Olson, 2003, p69). Metode payback period bukan ukuran profitabilitas yang sebenarnya dari suatu investasi. Metode ini mengestimasi berapa tahun yang akan diperlukan untuk menutupi kembali investasi. Metode ini tidak mempertimbangkan nilai waktu uang (Garrison dan Noreen, 2003, p653).
Biaya Investasi
Payback period = -----------------------------------
Penerimaan bersih tahunan
Berikut ini adalah petunjuk yang digunakan untuk menerima atau menolak proyek dalam pengambilan keputusan berdasarkan payback period :
• Jika payback period lebih kecil dari batas maksimum payback period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah menerima proyek.
ƒ Jika payback period lebih besar dari batas maksimum payback period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah menolak proyek. Lama dari batas maksimum payback period yang masih dapat diterima ditentukan oleh pihak manajemen. Nilai ini ditetapkan secara subjektif berdasarkan sejumlah faktor meliputi tipe proyek (expansion, replacement, renewal), risiko yang diperkirakan dari proyek tersebut, dan keterikatan yang diperkirakan antara payback period dengan nilai yang dibagikan.
Net Present Value (NPV)
Net Present Value (NPV) adalah perbedaan antara nilai aliran kas masuk sekarang dengan nilai aliran kas keluar sekarang yang tergabung dengan proyek investasi (Garrison dan Noreen 2003, p637).
Sedangkan menurut Wetson et al. (1990, p12), NPV adalah metode untuk menetapkan peringkat dari usulan investasi dengan menggunakan NPV, yaitu nilai sekarang dari arus kas bersih di masa mendatang yang didiskontokan terhadap biaya modal marginal.
Langkah-langkah dalam penerapan metode NPV yaitu: Hitung nilai sekarang dari setiap arus kas, baik arus kas masuk maupun arus kas keluar, dengan faktor diskonto sebesar biaya modal proyek.
- Jumlahkan arus kas yang telah didiskontokan tersebut. Hasil dari penjumlahan inilah yang disebut NPV proyek.
- Jika NPV positif, proyek harus disetujui; jika NPV negatif, proyek harus ditolak; dan jika proyek-proyek yang dikaji bersifat mutually exclusive (memilih proyek 1 di antara beberapa proyek), maka proyek yang menghasilkan NPV terbesar harus dipilih.
NPV dapat dinyatakan sebagai berikut :
NPV
= ∑C .Ft(1 + k)t= ∑ CFt ( PVIF k, t )
Internal Rate of Return (IRR)
Internal Rate of Return (IRR) atau time-adjusted rate of return dapat didefinisikan sebagai hasil bunga yang dijanjikan oleh suatu proyek investasi selama umur kegunaannya. Kadang untuk penyederhanaan disebut sebagai hasil proyek. IRR dihitung dengan menemukan tingkat bunga yang menyamakan nilai sekarang aliran kas keluar suatu proyek dengan nilai sekarang aliran kas masuknya. Dengan kata lain, IRR adalah tingkat bunga yang akan menyebabkan nilai bersih sekarang suatu proyek sama dengan nol (Garrison dan Noreen, 2003, p643).
Sedangkan menurut Wetson et al. (1990, p14), IRR adalah suatu metode pemeringkatan usulan investasi dengan berpatokan pada IRR dari aktiva bersangkutan, dimana IRR dihitung dengan menyamakan nilai sekarang dari arus kas masuk masa mendatang dengan nilai sekarang dari biaya investasi. IRR adalah tingkat diskonto yang menyamakan PV dari arus kas masuk proyek dengan PV dari biaya proyek tersebut. Proyek akan diterima atau dilaksanakan jika IRR
![]()
lebih besar daripada biaya modal.
IO = ∑t =1 ACFt (1 + IRR)t
Dimana:
- ACFt = Arus kas setelah pajak tahunan dalam periode t (nilainya bisa positif atau negative)
- IO = Pengeluaran kas awal
- n = Usia proyek yang diharapkan
- IRR = Tingkat pengembalian internal proyek.
Kriteria dalam menerima atau menolak dapat dinyatakan sebagai berikut:
- Jika IRR ≥ tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek dapat diterima.
- Jika IRR < tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek dapat ditolak.
Cara untuk menghitung rumus IRR dapat dilakukan :
1. Secara coba-coba
2. Secara interpolasi
3. Prosedur matematik
4. Kalkulator atau komputer keuangan
Return On Investment (ROI)
Return on Investment (ROI) atau Rate of Return (ROR) adalah rasio atau perbandingan dari uang yang diperoleh atau yang hilang dari sejumlah dana yang diinvestasikan. Sejumlah uang yang diperoleh atau yang hilang dapat diidentifikasikan sebagai bunga, laba / rugi, atau pendapatan bersih atau rugi. Sejumlah dana yang diinvestasikan dapat berupa harta, modal, atau dasar biaya investasi. ROI biasanya lebih sering dalam bentuk presentase daripada nilai desimal.
![]()
Berikut ini adalah rumus untuk menghitung ROI : ROI = [(Payback - Investment)/Investment)]*100
Untuk mengkalkulasi ROI sederhana, digunakan 3 jenis kertas kerja yaitu :
1. Development Cost Worksheet
Development Cost Worksheet terdiri dari 5 kategori, yaitu usaha pengembangan (development effort), perangkat keras baru (new hardware), perangkat lunak baru (new purchased software), pelatihan user, dan biaya-biaya lainnya.
2. Ongoing Expense Worksheet
Ongoing Expense Worksheet dibagi menjadi 6 kategori, yaitu pemeliharaan, aplikasi perangkat lunak (application software maintenance), beban-beban penyimpanan data (incremental data storage expenses), komunikasi (incremental communication), penyewaan perangkat lunak dan perangkat keras (new software and hardware lease), perlengkapan (supplies), dan lain-lainnya.
3. Economic Impact Worksheet
Kertas kerja ini meringkas dampak ekonomis suatu proyek. Pemberian skor dampak ekonomis didasarkan pada perhitungan ROI dari arus kas bersih proyek yang diaplikasikan secara periodik selama 5 periode tahunan pada umumnya. Pertama, investasi bersih yang dibutuhkan ditetapkan. Angka ini diperoleh dari kertas kerja biaya pengembangan. Lalu arus kas tahunan ditetapkan. Angka ini diperoleh dari manfaat ekonomis bersih dikurangi biaya operasi. Selisihnya, pendapatan sebelum pajak, dikurangi dengan beban-beban berjalan, menghasilkan arus kas bersih per tahun. ROI dihitung dengan membagi rata-rata arus kas bersih selama 5 tahun dengan investasi yang dibutuhkan.