Pengertian, Manfaat Dan Faktor-Faktor Yang Berperan Dalam Pelatihan
A. Pengertian Pelatihan
Pelatihan sebagai bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan diluar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu yang relatif singkat. Pelatihan merupakan wahana untuk membangun Sumber Daya Manusia menuju era globalisasi yang penuh dengan tantangan. Karena itu, kegiatan pelatihan tidak dapat diabaikan begitu saja terutama dalam memasuki era persaingan yang semakin ketat, tajam, berat pada abad ini. Berkaitan dengan hal tersebut kita menyadari bahwa pelatihan merupakan fundamental bagi karyawan.
Adapun pengertian pelatihan menurut beberapa pendapat para ahli adalah sebagai berikut :
Menurut Andrew E. Sikula yang dikutip oleh Anwar Prabu Mangkunegara (2000:43) mengemukakan bahwa pelatihan (training) adalah “suatu proses pendidikan jangka pendek yang mempergunakan prosedur sistematis dan terorganisasi, pegawai non manajerial mempelajari pengetahuan dan keterampilan teknis dalam tujuan yang terbatas”.
Definisi pelatihan menurut Veithzal Rivai (2004 : 226) adalah sebagai berikut:
”Pelatihan adalah secara sistematis mengubah tingkah laku karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.”
Menurut Barry Chusway (1997:114) tentang pengertian pelatihan sebagai berikut :
“Pelatihan adalah proses mengajarkan keahlian dan memberikan pengetahuan yang perlu, serta sikap supaya mereka dapat melaksanakan tanggung jawabnya sesuai dengan standar”.
Dari beberapa pengertian yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pelatihan itu adalah proses sistematis pengubahan perilaku para karyawan dalam suatu arah guna meningkatkan tujuan-tujuan organisasional.
B. Faktor-faktor yang berperan dalam pelatihan
Dalam melaksanakan pelatihan ini ada beberapa faktor yang berperan yaitu instruktur, peserta, materi (bahan), metode, tujuan pelatihan dan lingkungan yang menunjang. Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dan berperan dalam pelatihan menurut Veithzal Rivai (2004:240) yang dijadikan penulis sebagai indikator, antara lain :
1 Materi yang Dibutuhkan
Materi disusun dari estimasi kebutuhan tujuan latihan, kebutuhan dalam bentuk pengajaran keahlian khusus, menyajikan pengetahuan yang diperlukan.
2 Metode yang Digunakan
Metode yang dipilih hendak disesuaikan dengan jenis pelatihan yang akan dilaksanakan.
3 Kemampuan Instruktur Pelatihan
Mencari sumber-sumber informasi yang lain yang mungkin berguna dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan.
4 Sarana atau Prinsip-Prinsip Pembelajaran
Pedoman dimana proses belajar akan berjalan lebih efektif.
5 Peserta Pelatihan
Sangat penting untuk memperhitungkan tipe pekerja dan jenis pekerja yang akan dilatih.
6 Evaluasi Pelatihan
Setelah mengadakan pelatihan hendaknya di evaluasi hasil yang di dapat dalam pelatihan, dengan memperhitungkan tingkat reaksi, tingkat belajar, tingkat tingkah laku kerja, tingkat organisasi, dan nilai akhir.
C. Manfaat Pelatihan
Dengan latihan seseorang akan lebih mudah melaksanakan tugas-tugasnya. Adanya latihan menjamin tersedianya tenaga-tenaga dalam perusahaan yang mempunyai keahlian lagi pula orang yang terlatih dapat mempergunakan pikirannya secara kritis. Didamping itu, latihan membantu stabilitas pegawai dan mendorong mereka untuk memberikan jasanya dalam waktu yang lebig lama.
Manfaat pelatihan menurut Veithzal Rivai (2004:231) adalah sebagai berikut:
1. Manfaat untuk karyawan
- Membantu karyawan dalam membuat keputusan dan pemecahan masalah yang efektif;
- Melalui pelatihan dan pengembangan, variabel pengenalan, pencapaian, prestasi, pertumbuhan, tanggung jawab dan kemajuan dapat diinternalisasi dan dilaksanakan;
- Membantu dan mendorong mencapai pengembang diri dan rasa percaya diri;
- Membantu karyawan mengatasi stress, tekanan kerja, frustasi dan konflik;
- Meningkatkan kepuasan kerja dan pengakuan;
- Memberikan informasi tentang meningkatnya pengetahuan kepemimpinan, keterampilan komunikasi dan sikap;
- Membantu karyawan mendekati tujuan pribadi sementara meningkatkan keterampilan interaksi.
2. Manfaat untuk perusahaan
- Mengarahkan untuk meningkatkan profitabilitas atau sikap yang lebih positif terhadap orientasi profit;
- Memperbaiki pengetahuan kerja dan keahlian pada semua level perusahaan;
- Membantu karyawan untuk mengetahui tujuan perusahaan;
- Membantu untuk menciptakan image perusahaan yang lebih baik;
- Membantu mengembangkan perusahaan;
- Meningkatkan hubungan antara atasan dan bawahan;
- Membantu pengembangan promosi dari dalam;
- Membantu menekan biaya dalam berbagai bidang seperti produksi, SDM, dan administrasi;
- Membantu karyawan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.
3. Manfaat dalam hubungan SDM, intra dan antargrup dan pelaksanaan kebijakan
- Meningkatkan komunikasi antargrup dan individual;
- Membantu dalam orientasi karyawan baru dan karyawan transfer atau promosi;
- Meningkatkan keterampilan interpersonal;
- Meningkatkan kualitas moral;
- Memberikan iklim yang baik untuk belajar, pertumbuhan, dan koordinasi;
- Membuat perusahaan menjadi tempat yang lebih baik.
Manfaat tadi membantu baik individu maupun organisasi. Pelatihan yang efektif adalah bantuan yang berharga dalam perkembangan kinerja karyawan dan sering dianggap sebagai penyembuh penyakit organisasional. Apabila produktivitas anjlok, ketika ketidakhadiran dan putaran karyawan tinggi serta manakala kalangan karyawan menyatakan ketidakpuasannya, banyak manajer yang berfikir bahwa solusinya adalah melaksanakan pelatihan diseluruh perusahaan.
D. Model Pelatihan
Pelatihan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan mencapai tujuan yang diinginkan, jika organisasi melakukan langkah-langkah yang tepat. Cascio yang dikutip oleh Marwansyah dan Mukaram (2000:68) menjelaskan model umum proses pelatihan terdiri dari tiga tahap yaitu penilaian kebutuhan, pengembangan dan evaluasi. Masing-masing tahap tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Tahap Penilaian Kebutuhan Pelatihan
Secara umum analisis kebutuhan pelatihan didefinisikan sebagai suatu proses pengumpulan dan analisis data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang ada di dalam perusahaan yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki agar kinerja pegawai dan produktivitas perusahaan meningkat. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan. Untuk menentukan kebutuhan pelatihan secara tepat diperlukan tiga analisis yaitu Analisis Organisasi, Analisis Tugas, Analisis Orang. Tiga analisis tersebut dapat menjawab tiga pertanyaan berikut :
1.) Pada bagian mana dalam organisasi diperlukan pelatihan
Perusahaan memiliki beberapa divisi atau bagian yang saling berhubungan satu dengan yang lain, maka kebutuhan akan pelatihan dapat berbeda-beda antara divisi yang satu dengan yang lain. Oleh karena itu, pada tahapan ini perancangan program pelatihan dituntut untuk jeli dalam melihat kebutuhan yang ada. Analisis organisasi digunakan untuk menetukan divisi mana yang memerlukan pelatihan. Analisis ini mencakup pengkajian terhadap lingkungan eksternal tempat organisasi beroperasi, tujuan organisasi, sumber daya manusia dan iklim organisasi. Melalui analisis ini dapat ditentukan dibagian mana kegiatan pelatihan harus diselenggarakan.
2.) Apa yang harus dipelajari oleh peserta?
Setelah dilakukan analisis mengapa pelatihan harus dilakukan dan dibagian mana yang memerlukan pelatihan, maka selanjutnya perlu ditentukan rancangan atau isi program itu sendiri. Hal itu dapat dilakukan dengan analisis yang kedua yaitu analisis terhadap tugas. Analisis ini dilakukan dengan mengidentifikasi dengan tugas-tugas dalam jabatan yang akan dirancang pelatihannya. Selain itu, dalam analisis ini dilakukan dengan mengidentifikasi pengetahuan, keterampilan dan sikap yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas dengan baik.
3.) Siapa yang perlu mendapat pelatihan
Satu hal yang sangat krusial dalam suatu pelatihan adalah menentukan siapa yang menjadi peserta pelatihan tesebut. Peserta yang dimaksudkan dalam konteks ini adalah mencakup partisipan dan pelatih dari pelatihan tersebut. Mengapa hal ini dikategorikan sebagai hal yang krusia tidak lain adalah karena peserta akan sangat menentukan format pelatihan. Selain itu para partisipan adalah individu-individu yang akan membawa apa yang diperoleh dalam pelatihan ke dalam pekerjaan mereka sehari-hari, sehingga akan memiliki dampak pada perusahaan.
2. Tahap Pelatihan
Tahap pelaksanaan pelatihan yang meliputi pemilihan metode, media serta prinsip-prinsip pembelajaran. Lebih rinci akan dijelaskan sebagai berikut:
Metode pelatihan harus sesuai dengan jenis pelatihan yang akan dilaksanakan dan dapat dikembangkan oleh semua perusahaan. Veithzal Rivai (2004:242) membedakan metode pelatihan menjadi dua metode, yaitu:
1.) On the job training, yaitu memberikan petunjuk-petunjuk mengenai pekerjaan secara langsung saat bekerja untuk melatih karyawan bagaimana melaksanakan pekerjaan mereka sekarang. Contohnya adalah instruksi, rotasi, magang.
2.) Off the job training, yaitu metode pelatihan yang dilakukan diluar jam kerja. Contohnya adalah ceramah, video, pelatihan vestibule, permainan peran, studi kasus, simulasi, studi mandiri, praktek laboratorium, dan outdoor oriented program.
Media adalah peralatan yang digunakan untuk mengkomunikasikan gagasan-gagasan dan konsep-konsep dalam program pelatihan. Media yang biasa digunakan antara lain adalah videotape, films, clossed circuit television, slide projector, OHP, flip chart, dan papan tulis.
Prinsip pembelajaran merupakan pedoman agar proses belajar berjalan lebih efektif. Semakin banyak prinsip ini direfleksikan dalam pelatihan, maka semakin efektif pelatihan tersebut. Belajar dalam hal ini didefinisikan sebagai perubahan perilaku yang relatif tetap sebagai hasil dari pelatihan, artinya perilaku tersebut tidak bersifat sementara.
Marwansyah dan Mukaram (2000:71) menjelaskan prinsip pembelajaran memiliki unsur-unsur sebagai berikut :
- Praktek, memiliki tiga aspek yaitu praktek secara aktif, pemberian kesempatan bagi peserta untuk mempraktekan materi pelatihan berkali-kali sehingga materi benar-benar dipahami secara tepat atau biasa disebut “overlearning”, aspek yang terakhir adalah lamanya sesi praktek.
- Umpan balik, yaitu memberi informasi langsung kepada peserta tentang benar atau salahnya hasil kerja peserta pelatihan, sehingga mereka dapat melakukan perbaikan dalam kesalahan tersebut.
- Materi pelatihan, materi akan lebih mudah diingat bila meteri tersebut bermakna. Materi yang bermakna tergambar dari keterkaitan materi dengan tujuan pelatihan, serta cara penyajian materi dengan menggunakan konsep yang lebih akrab dengan peserta.
- Perbedaan individu, yaitu setiap individu memiliki kemampuan yang berbeda-beda dalam penyerapan materi pelatihan, sehingga pelatih harus fleksibel dalam menyesuaikan strategi pelatihan.
- Pemberian contoh perilaku (behavior modelling), yaitu proses belajar dapat dilakukan dengan memberikan contoh dari salah satu model yang mempraktekan materi pelatihan.
- Pemberian motivasi, salah satu cara untuk memberi motivasi kepada peserta pelatihan adalah dengan penetapan tujuan pelatihan yang cukup menantang sehingga peserta dapat merasakan kepuasan jika berhasil mencapainya.
3. Tahap Evaluasi
Menurut Cascio yang dikutip oleh Marwansyah dan Mukaram (2000:78), dalam evaluasi program pelatihan, organisasi dapat mengukur perubahan yang terjadi dalam empat kategori, yaitu:
- Reaksi, yaitu bagaimana perasaan peserta terhadap program pelatihan. Jika para peserta bereaksi negatif terhadap pelatihan tersebut maka akan kecil kemungkinan bagi mereka untuk dapat menyerap materi pelatihan tersebut dan mengaplikasikannya ke dalam pekerjaan sehari-hari.
- Belajar, yaitu sampai pada tingkat apa peserta belajar dari apa yang diajarkan. Pelatihan yang dianggap berhasil adalah pelatihan yang dapat memberikan tambahan pengetahuan, keterampilan ataupun perubahan sikap dan perilaku kepada para peserta.
- Perilaku, yaitu perubahan perilaku apa tentunya dalam konteks pekerjaan, yang terjadi hasil dari kehadiran dalam program pelatihan.
- Hasil, yaitu sejauh mana diperoleh perubahan perilaku yang terkait dengan biaya (misalnya peningkatan produktivitas atau kualitas, penurunan turnover atau kecelakaan kerja) sebagai hasil dari program pelatihan.
E. Dasar Penilaian Pelatihan
Penilaian adalah suatu komponen dalam program pelatihan manajemen. Suatu kegiatan pelatihan harus dimulai dan diakhiri dengan kegiatan penilaian sehingga proses pelatihan dapat dinyatakan lengkap dan menyeluruh.
Prinsip-prinsip penilaian menurut Oemar Hamalik (2001:116) :
- Penilaian hendaknya diberikan berdasarkan contoh-contoh prestasi yang cukup banyak baik macam maupun jumlahnya dan penilaian hendaknya berdasarkan hasil pengukuran yang komprehensif.
- Secara teoritis penilaian lebih ditujukan kepada validitas dan kegunaan.
- Proses pemberian nilai mengenal 2 macam orientasi yaitu: (1) Norma adalah patokan prestasi yang diperoleh dari suatu kelompok tertentu, (2) Standar adalah patokan yang bukan dari prestasi suatu kelompok tertentu.
- Kegiatan pemberian nilai hendaknya merupakan bagian integral daripada proses pembelajaran.
- Penilaian harus bersifat komparabel, maksudnya setelah tahap pengukuran dilaksanakan dan menghasilkan angka-angka, maka prestasi yang menduduki skor sama harus memperoleh nilai yang sama pula.
Kinerja
Pengertian Kinerja
Ada beberapa pendapat mengenai definisi kinerja, adalah :
Menurut Anwar Prabu Mangkunegara (2002:67) kinerja adalah :
“Hasil kerja secara kualitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.”
Menurut Marihot tua Efendi (2002:105) kinerja adalah :
“Hasil kerja yang dihasilkan oleh pegawai atau perilaku nyata yang ditampilkan sesuai dengan perannya dalam organisasi”.
Menurut Malayu Hasibuan (2005:105) memberikan pengertian kinerja adalah:
“Suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman dan kesungguhan serta waktu”.
Dari pendapat para pakar diatas, dapat disimpulkan bahwa kinerja adalah hasil akhir dari tenaga dan pikiran yang dicapai seseorang dalam mengerjakan suatu pekerjaan.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja
Menurut Mangkunegara (2002:67) faktor yang mempengaruhi pencapaian kinerja adalah faktor kemampuan (ability) dan faktor Motivasi (motivation).
1. Faktor Kemampuan
Secara psikologis, kemampuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan (Knowledge + Skill). Artinya, pegawai yang memiliki IQ diatas rata-rata (IQ 110-120) dengan pendidikan yang memadai untuk jabatannya dan terampil dalam mengerjakan pekerjaan sehari-hari, maka ia akan lebih mudah mencapai kinerja yang diharapkan. Oleh karena itu pegawai perlu ditempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahliannya (the right in the right place, the right man in the right job).
2. Faktor Motivasi
Motivasi tumbuh dari sikap (attitude) seorang pegawai yang menghadapi situasi (situation) kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri pegawai yang terarah untuk mencapai tujuan perusahaan.
Sikap mental merupakan kondisi yang mendorong diri pegawai untuk berusaha mencapai kinerja secara maksimal. Seorang pegawai harus memiliki sikap mental yang siap secara psikologi (mental, fisik, tujuan dan situasi). Artinya, seorang pegawai harus siap secara mental, maupun secara fisik, memahami tujuan utama dan target kerja yang akan dicapai, mampu memanfaatkan dan menciptakan situasi kerja aman dan nyaman sesama karyawan.
Menurut Mangkunegara (2002:67) hal yang perlu diperhatikan oleh manajer sumber daya manusia dalam kinerja pegawai, yang dijadikan penulis sebagai indikator antara lain meliputi :
- Kualitas kerja adalah menunjukan hasil kerja yang dicapai dari segi ketepatan, ketelitian dan keterampilan.
- Kuantitas kerja adalah menunjukkan hasil kerja yang dicapai dari segi keluaran atau hasil tugas-tugas rutinitas dan kecepatan dalam menyelesaikan tugas itu sendiri.
- Kerjasama menyatakan kemampuan karyawan dalam berpartisipasi dan bekerjasama dengan orang lain dalam menyelesaikan tugas.
- Tanggung jawab menyatakan seberapa besar karyawan dalam menerima dan melaksanakan pekerjaannya.
- Inisiatif yakni bersemangat dalam menyelesaikan tugasnya, serta kemampuan dalam membuat suatu keputusan yang baik tanpa adanya pengarahan terlebih dahulu.
Pengertian Penilaian Kinerja
Menurut Wahyudi (2002:101) secara umum penilaian kinerja dapat diartikan “sebagai suatu evaluasi yang dilakukan secara periodik dan sistematis tentang kinerja atau jabatan (Job Performance) seorang tenaga kerja, termasuk potensi pengembangannya”.
Dari hasil penelitian kinerja dapat diketahui kelebihan dan kekurangan dari pekerjaan yang dinilai dan hasilnya oleh manajemen dan dijadikan sebagai dasar bagi tindakan-tindakan selanjutnya seperti :
- Untuk mengukur kinerja, yakni sampai sejauh mana seorang tenaga kerja berhasil dalam pekerjaannya.
- Mengukur keberhasilan tenaga kerja dalam mengikuti program pelatihan dan pengembangan.
- Untuk mengumpulkan data yang akan digunakan dalam rangka memperbaiki atau mengembangkan kecakapan tenaga kerja, di samping untuk melakukan pengecekan secara periodik.
- Untuk mengumpulkan data guna pertimbangan-pertimbangan dalam program mutasi personal.
- Untuk mengumpulkan data yang diperlukan guna menetapkan pemberian insentif.
Model Penilaian Kinerja
Penilaian kinerja pada dasarnya membandingkan standar kerja yang diharapkan perusahaan dengan kinerja yang diperlihatkan oleh karyawan. Penilaian kinerja berhubungan erat dengan umpan balik yang spesifik, sehingga dapat membantu para karyawan dalam perencanaan karier, keperluan pelatihan dan berbagai keputusan lain. Berikut model penilaian kinerja :
Sumber : Veithzal Rivai (2004:317)
Gambar Model Penilaian Kinerja
Berdasarkan gambar di atas menjelaskan bahwa penilaian kinerja karyawan dimulai dengan kinerja karyawan yang ditetapkan oleh perusahaan, sehingga dapat dinilai apakah karyawan tersebut telah mencapai target kinerja perusahaan atau belum. Hal tersebut dijadikan sebagai umpan balik bagi karyawan yang dinilai.
Standar Penilaian Kinerja
Standar kinerja dirumuskan sebagai tolak ukur untuk mengadakan perbandingan antara apa yang telah dilakukan dengan apa yang yang diharapkan dan kaitannya dengan pekerjaan atau jabatan yang telah dipercayakan kepada seseorang. Standar itu dapat pula dijadikan ukuran mengadakan pertanggung jawaban terhadap apa yang telah dilakukan. Menurut A. A. Anwar Prabu Mangkunegara (2002:69) terdapat beberapa faktor kinerja sebagai standar penilaian kinerja, yaitu :
- Kualitas kerja yang meliputi ketepatan, ketelitian, keterampilan serta kebersihan.
- Kualitas kerja yang meliputi output rutin, serta output non rutin (ekstra).
- Keandalan atau dapat tidaknya diandalkan yakni dapat tidaknya meliputi intruksi, kemampuan, inisiatif, kehati-hatian serta kerajinan.
- Sikap yang meliputi sikap terhadap perusahaan, pegawai lain, pekerjaan serta kerjasama.
Tolak Ukur Penilaian Kinerja
Menurut Dr. Soekijo Notoatmojo yang dikutip oleh Suwanto (2001:89-90) bahwa agar penilaian dapat mencapai tujuan, maka ada dua hal yang perlu diperhatikan yaitu :
- Penilaian harus berhubungan dengan pekerjaan atau (job related). Artinya sistem penilaian itu harus benar-benar menilai perilaku atau kerja yang mendukung kegiatan organisasi dimana karyawan itu bekerja.
- Adanya standar pelaksanaan kerja (performance standard). Standar pelaksanaan adalah ukuran yang dipakai untuk menilai prestasi kerja.
Agar penilaian itu efektif, maka standar penilaian hendaknya berhubungan dengan hasil-hasil yang diinginkan setiap pekerjaan, dengan demikian maka standar pelaksanaan kerja ini semacam alat ukur untuk prestasi kerja.
Hubungan pelatihan dengan kinerja karyawan
Dalam suatu organisasi atau perusahaan, pelatihan merupakan pemberian pengetahuan dan keterampilan kepada karyawan, guna untuk meningkatkan kinerja karyawan, dimana karyawan dalam melakukan pekerjaan akan mengalami perubahan yang sangat memuaskan, dengan sedikit dalam melakukan kesalahan, sehingga kinerja karyawan yang terus meningkat dalam menjalankan tugas yang telah di bebankan kepadanya.
Perusahaan harus dapat meningkatkan kinerja itu melalui pelatihan kepada karyawannya agar dapat kerja dengan optimal, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai, maka dengan adanya tingkat keberhasilan yang dicapai oleh seseorang merupakan kecakapan melalui proses prosedur yang tertentu yang berfokus pada tujuan yang hendak dicapai dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh para karyawan kepada perusahaan.
Barry Chusway (1997 : 114) yang menyatakan bahwa hubungan pelatihan terhadap kinerja karyawan adalah sebagai berikut :
“Pelatihan adalah suatu proses terencana untuk mengubah sikap, pengetahuan atau tingkah laku keahlian melalui pengalaman, untuk mencapai kinerja yang efektif dalam kegiatan atau sejumlah kegiatan”.
Pernyataan diatas diperkuat oleh Amstrong (2000 : 198) yang menyatakan bahwa:
“Pelatihan adalah konsep terencana yang terintegrasi, yang cermat, yang dirancang untuk menghasilkan pemahaman yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja pekerja”.
Berdasarkan uraian para ahli diatas, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa pelatihan sangat erat kaitannya dengan kinerja, apabila pelatihan dilaksanakan dengan baik sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan maka akan memperbaiki kinerja karyawan di perusahaan.