Pengertian Pengawasan
Berbagai fungsi manajemen dilaksanakan oleh para pimpinan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Fungsi-fungsi yang ada di dalam manajemen diantaranya adalah fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pelaksanaan (actuating), dan fungsi pengawasan (controlling), menurut Griffin (2004:44). Keempat fungsi manajemen tersebut harus dilaksanakan oleh seorang manajer secara berkesinambungan, sehingga dapat merealisasikan tujuan organisasi. Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai dengan efektif dan efisien.
Menurut G.R Terry dalam Manullang (2001:172) mengemukakan hal sebagai berikut :
“Controlling can be defined as the process of determining what is to be accomplished, that is the standard; whatis being accomplished, that is the performance, evaluating the performance and if necessary applying corrective measure so that performance takes place according to plans, that is, in conformity with the standard.”
Pengawasan dapat didefenisikan sebagai proses penentu, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.
Menurut Schermerhorn dalam Ernie dan Saefullah (2005:317) mendefinisikan pengawasan sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dalam pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapakan sesuai dengan ukuran yang telah ditetapkan tersebut. Sedangkan menurut Masry (2004:61) pengawasan adalah proses dimana pimpinan ingin mengetahui hasil pelaksanaan pekerjaan yang di lakukan bawahan sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, kebijakan yang telah ditentukan.Defenisi ini tidak hanya terpaku pada apa yang direncanakan, tetapi mencakup, dan melingkupi tujuan organisasi, hal tersebut akan mempengaruhi sikap, cara, sistem, dan ruang lingkup pengawasan yang akan dilakukan oleh seorang manajer.
Hal ini juga didukung oleh Sonya (2007:2) menyatakan bahwa pengawasan dilakukan oleh pimpinan sebagai suatu usaha membandingkan apakah yang dilakukan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Hal ini berarti juga pengawasan merupakan tindakan atau kegiatan pimpinan mengusahakan agar pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil kerja yang dikehendaki.Sedangkan menurut Chuck(2001: 9) pengawasan merupakan mengawasi kemajuan pencapaian sasaran dan mengambil tindakan koreksi bilamana kemajuan tidak tercapai. Adapun dipihak lain menurut Manullang (1995:18) mengatakan bahwa pengawasan adalah suatu proses untuk menetapkan suatu pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.
Fungsi Pengawasan
Pelaksanaan kegiatan untuk mencapaian tujuan yang telah ditetapkan memerlukan pengawasan, agar perencanaan yang telah disusun dapat dilaksanakan dengan baik Masry (2004:62) mengemukakan fungsi pengawasan sebagai berikut :
- Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pejabat yang diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.
- Mendidik para pejabat agar mereka melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
- Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian, dan kelemahan agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan.
Tujuan Pengawasan
Adapun tujuan pengawasan seperti yang dikemukan oleh Usman (2001:400) menyatakan tujuan pengawasan adalah sebagai berikut :
- Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan.
- Mencegah terulang kembalinya kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, dan hambatan.
- Meningkatkan kinerja perusahaan
- Melakukan tindakan-tindakan koreksi terhadap kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam pencapaian kinerja yang baik.
Sementara itu menurut Masry (2004:61) menyatakan tujuan pengawasan adalah sebagai berikut :
- Mencegah dan memperbaiki kesalahan, penyimpangan, ketidaksesuaian, dalam pelaksanaan tugas yang dilakukan.
- Agar pelaksanaan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pencapaian tujuan perusahaan agar sesuai dengan yang diharapkan maka fungsi pengawasan harus dilakukan sebelum terjadinya penyimpangan penyimpangan sehingga lebih bersifat mencegah dibandingkan dengan tindakan tindakan pengawasan yang sesudah terjadinya penyimpangan.
Proses Pengawasan
Sistem pengawasan organisasi memiliki 4 (empat) langkah fundamental dalam setiap prosesnya Griffin (2004:167). Langkah-langkah tersebut diilustrasikan dalam gambar berikut :
Gambar Langkah-Langkah Dalam Proses Pengawasan
Masing-masing langkah ini akan dijelaskan sebagai berikut :
a. Menetapkan Standar
Control Standar adalah target yang menjadi acuan perbandingan untuk kinerja dikemudian hari. Standar yang ditetapkan untuk tujuan pengawasan harus diekspresikan dalam acuan yang dapat diukur. Strategi pengawasan harus konsisten dengan tujuan organisasi. Dalam penentuan standar, diperlukan pengidentifikasian indikator-indikator kinerja. Indikator kinerja adalah ukuran kinerja yang menyediakan informasi yang berhubungan langsung dengan objek yang diawasi.
Standar bagi hasil kerja karyawan pada umunya terdapat pada rencana keseluruhan maupun rencana-rencana bagian. Agar standar diketahui secara benar oleh karyawan, maka standar itu harus dikemukakan dan dijelaskan kepada karyawan sehingga karyawan akan memahami kemana kegiatannya diarahkan dan tujuan apa yang ingin dicapai.
b. Mengukur Kinerja
Pengukuran kinerja adalah aktivitas konstan dan kontiniu bagi sebagian besar organisasi. Agar pengawasan berlangsung efektif, ukuran-ukuran kinerja harus valid. Kinerja karyawan biasanya diukur berbasis kuantitas dan kualitas ouput, tetapi bagi banyak pekerjaan, pengukuran kinerja harus lebih mendetail.
c. Membandingkan Kinerja dengan Standar
Tahap ini dimaksudkan dengan membandingkan hasil pekerjaan karyawan (actual result) dengan standar yang telah ditentukan. Hasil pekerjaan karyawan dapat diketahui melalui laporan tertulis yang disusun oleh karyawan, baik laporan rutin, maupun laporan khusus. Selain itu atasan juga dapat mengunjungi karyawan untuk menanyakan langsung hasil pekerjaan atau karyawan dipanggil untuk menyampaikan laporan secara lisan.
d. Menentukan Kebutuhan Korektif
Berbagai keputusan menyangkut tindakan korektif sangat bergantung pada keahlian-keahlian analitis dan diagnotis manajer. Selain membandingkan kinerja dengan standar, manajer dapat memilih satu tindakan: mempertahankan status quo (tidak melakukan apa-apa), mengoreksi penyimpangan, atau mengubah standar. Tindakan perbaikan diartikan sebagai tindakan yang diambil untuk menyesuaikan hasil pekerjaan nyata yang menyimpang agar sesuai dengan standar atau rencana yang ditetapkan sebelumnya.
Faktor-FaktorMempengaruhi Pengawasan
Faktor-faktor yang mempengaruhi pengawasan, berikut ini akan dikemukakan oleh para ahli sebagai berikut :
Menurut Mulyadi (2007:770), mengemukakan beberapa faktor-faktor yang mempengaruhi pengawasan adalah :
- Perubahan yang selalu terjadi baik dari luar maupun dari dalam organisasi.
- Kompleksitas organisasi memerlukan pengawasan formal karena adanya desentralisasi kekuasaan.
- Kesalahan/penyimpangan yang dilakukan anggota organisasi memerlukan pengawasan.
Indikator Pengawasan
Menurut Ranupandoyo (1990:109) ada beberapa indikator yang dipakai untuk mengukur pengawasan yaitu :
- Menentukan alat ukur (pedoman baku standar) pelaksanaan/perencanaan. Tahap pertama dalam pengawasan adalah menetapkan ukuran standar pelaksanaan, standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil.
- Mengadakan penilaian atau pengukuran terhadap pekerjaan yang sudah dikerjakan yaitu suatu penilaian yang dilakukan oleh pengawas dengan melihat hasil kerjanya dan laporan tertulisnya.
- Membandingkan antara pelaksanaan pekerjaan dengan ukuran atau pedoman baku yang ditetapkan untuk mengetahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi saat bekerja.
- Mengadakan perbaikan atau pembetulan atas penyimpangan yang terjadi, sehingga pekerjaan yang dikerjakan sesuai dengan apa yang direncanakan.Melakukan tindakan koreksi/perbaikan bila hasil analisa menunjukkan adanya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan ini dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan mungkin diperbaiki, atau keduanya mungkin dilakukan bersamaan.