Pengertian, Manfaat Dan Tujuan Deskripsi Kerja Menurut Beberapa Ahli

Pengertian Deskripsi Kerja

Induk kajian deskripsi kerja adalah analisa jabatan yang merupakan suatu aktivitas dalam menentukan apa pekerjaan yang harus dilakukan dan siapa yang harus melakukan tugas tersebut. Aktivitas ini adalah sebuah upaya untuk menciptakan kualitas dari pekerjaan dan kualitas dari kinerja total dari sebuah perusahaan. Perusahaan akan baik jika sumber daya manusia di dalamnya telah mampu melaksanakan pekerjaan masing-masing dengan jelas, spesifik, serta tidak memiliki peran ganda yang dapat menghambat proses pencapaian kinerja.

Pekerjaan atau tugas dilakukan maka sebelumnya, terlebih dahulu harus dilakukan suatu analisis pekerjaan (job analysis). Perlu diingat bahwa analisis pekerjaan tidak sama dengan deskripsi kerja (job description), namun pada akhirnya analisis pekerjaan akan berakhir pada suatu bentuk uraian tugas. Analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses menghimpun dan menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas-tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan.

Menurut Rivai (2005:125) deskripsi kerja merupakan hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau suatu proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan. Selain itu, deskripsi pekerjaan merupakan salah satu hasil utama yang disajikan oleh analisis pekerjaan yang sistematis. Deskripsi pekerjaan dapat diasumsikan sebagai keseluruhan kajian ringkasan informasi pekerjaan dan syarat- syarat pelaksanaannya sebagai hasil dari analisis, yang biasanya berisi tugas pokok dari uraian tersebut. Deskripsi pekerjaan tidak membahas masalah orang atau pekerja, tetapi masalah ruang lingkup kegiatan, fungsi dasar atau tugas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban, tanggung jawab, kriteria penilaian dan hasilnya.

Menurut Mathis and Jackson (2006:214) deskripsi kerja merupakan proses menyebutkan tugas, tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Tugas-tugas perlu diketahui dengan jelas apa jenisnya, selanjutnya tanggung jawab apa yang harus dipegang oleh karyawan yang melakukan tugas tersebut, sehingga karyawan tidak melakukan kesalahan dengan adanya kejelasan-kejelasan pekerjaan yang harus karyawan lakukan. 

Selanjutnya Mathis dan Jackson (2006:214) menyatakan ada tiga hal yang menjadi ukuran deskripsi kerja yang perlu diperhatikan yaitu :

• Tugas dan tanggung jawab esensial
• Pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan,dan
• Kerjasama yang dilakukan dalam menjalankan tugas yang didelegasikan.

Sofyandi (2008:96) deskripsi kerja diartikan sebagai suatu keterangan singkat yang ditulis secara cermat mengenai tugas, kewajiban, tanggung jawab dan wewenang dalam suatu jabatan tertentu. Sedangkan Gary Dessler (2004) bahwa sebuah deskripsi pekerjaan adalah sebuah pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya. Dan satu defenisi mengatakan bahwa deskripsi pekerjaan adalah identifikasi tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari sebuah pekerjaan, yang dikemukakan oleh Stephen Robbins (2005:214).

Dalam artikel Suwandi (damandiri.or.id) job description adalah suatu upaya menjelaskan peran seseorang dari luar orang itu, yaitu organisasi, sedangkan dari dalam yaitu dari setiap orang yang berada pada peran yang telah ditentukan dituntut pula adanya kemampuan dan kemauan untuk mengerti akan peran yang didudukinya. Kemampuan mengerti berarti kemampuan untuk memahanmi atau mengetahui job description yang telah ditetapkan oleh organisasi, sedangkan kemauan mengerti artinya secara mental seseorang mau menerima perannya itu, yaitu adanya kecocokan antara harapan pribadinya terhadap peran yang diberikan kepadanya.

Menurut Stone (2005) Job description (deskripsi kerja) atau deskripsi posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan itu ada, apa yang dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Sedangkan Hasibuan (2007:32) menyatakan adanya pengaruh deskripsi kerja terhadap pekerjaan, yakni apabila deskripsi kurang jelas akan mengakibatkan seorang karyawan kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya pada pekerjaan itu, mengakibatkan pekerjaan tidak tercapai dengan baik. Dengan adanya perancangan pekerjaan dan deskripsi tugas yang jelas, maka akan semakin produktif dan berprestasi sehingga keuntungan ekonomis dari deskripsi pekerjaan akan diperoleh.Hal ini juga didukung oleh Yahya (2009:1) “to perform on par or beyond of what is prescribed in job descriptions requires effective organizational structure and job characteristics. These are essentials in supporting such behaviors that mayenhance employee task and contextual performance”, artinya untuk mendapatkan hasil yang setara atau lebih dari apa yang ditentukan dalam deskripsi pekerjaan,dibutuhkan struktur yang efektif dan karakteristik pekerjaan. Hal ini dibutuhkan untuk meningkatkan tugas karyawan dan kinerja kontekstual.

Menurut Manullang (2001:46) pada umumnya keterangan-keterangan yang tertulis dalam deskripsi kerja meliputi dua hal yaitu :

a. Sifat pekerjaan yang bersangkutan, mengenai hal yang pertama ini maka dalam suatu deskripsi kerja harus dimuat antara lain :

1. Nama jabatan
2. Jumlah pegawai yang memegang jabatan itu
3. Ringkasan pekerjaan yang menjelaskan dengan singkat tugas-tugas utama, alat-alat mesin yang dipergunakan dalam pekerjaani itu
4. Rangkaian pekerjaan
5. Keterangan tentang bahan yang dipakai
6. Hubungan pekerjaan itu dengan pekerjaan yang terdekat
7. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan diatasnya yakni jabatan dari mana petugas dipromosikan dan jabatan kemana petugas akan dipromosikan.
8. Latihan yang dibuttuhkan
9. Besarnya upah
10. Lamanya jam kerja dan
11. Keadaan khusus sesuatu pekerjaan, misalnya mengenai udara, penerangan, ventilasi dan lain sebagainya.

b. Tipe pekerjaan yang cocok untuk jabatan itu, mengenai hal yang kedua yakni tipe pekerja yang cocok untuk jabatan itu, maka harus dimuat antara lain : jenis kelamin, keadaan fisik, emosi si pekerja, mental si pekerja, pendidikan, temperamen, karakter, minat pekerja.

Indikator Deskripsi Pekerjaan

Indikator deskripsi pekerjaan menurut Malayu S.P Hasibuan (2007:36), menyebutkan indikator-indikator deskripsi pekerjaan secara umum yaitu :

a. Apa yang dilakukan

Setelah menempati jabatan yang ditetapkan apa yang dilakukan dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang diemban oleh seorang karyawan untuk menjalankan aktivitas organisasi perusahaan.

b. Kecakapan

Kemampuan seorang karyawan menjalankan tugas yang diberikan kepadanya dan kesanggupan membangun hubungan dengan rekan kerja, ataupun atasan.

c. Pendidikan yang diperlukan

Setiap jabatan yang ada masing-masing diperlukanpendidikan apa yang diperlukan untuk menduduki jabatan tersebut.

d. Kondisi

Dimana jabatan itu dilaksanakan seorang karyawan yang duduk dalam suatu jabatan harus mampu melihat keadaan, keterangan tentang bahan yang dipakai, serta mampu memahami apa yang harus dilakukan di intern organisasi serta di ekstren organisasi.

e. Jenis dan kualitas orang yang diperlukan untuk jabatan tersebut

Pada keterangan diatas bahwa seseorang yang akan memangku jabatan harus memenuhi kriteria yang ditentukan oleh perusahaan.

Manfaat Deskripsi Kerja

Deskripsi kerja pertama-tama digunakaan sebagai dasar untuk penilaian jabatan, deskripsi kerja juga dikenal pimpinan sebagai dasar untuk memimpin menurut Moekijat (1998:112) deskripsi kerja dapat berguna untuk menugaskan karyawan-karyawan kepada jabatan-jabatan, dalam jabatan-jabatan mana uraian jabatan itu membantu meyakinkan perseorangan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan dapat dipergunakan sebagai checklist dalam menunjukkan karyawan-karyawan dalam mengerjakan pekerjaaan yang telah diserahkan.

Menurut Dale Yoder dalam Moekijat (1998:114) deskripsi kerja dapat dipergunakan untuk bermacam-macam tujuan sebagai berikut :

• Deskripsi kerja memberikan suatu aturan terinci untuk pencarian calon karyawan dan penyaringan.
• Deskripsi kerja memberikan garis besar mengenai kesempatan kerja dengan demikian berguna dalam pemberian pedoman dan nasihat jabatan.
• Deskripsi kerja dapat memberikan saran-saran untuk penguraian jabatan dan penyederhanaan pekerjaan.
• Deskripsi kerja adalah penting untuk semua sistem penilaian jabatan dalam administrasi upah dan gaji.
• Deskripsi kerja dapat membantu memperbaiki semangat kerja dengan mempengaruhi tiap karyawan mengenai pentingnya jabatan karyawan dan membantu menetapkan keadilan dalam kompensasi.
• Deskripsi kerja adalah penting untuk merencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan untuk reorganisasi.
• Deskripsi kerja membantu memperbaiki administrasi dan pengawasan melalui penguraian yang objektif daripada tanggung jawab-tanggung jawab daripada pengawasan dan hubungan antar jabatan.

Susunan Deskripsi Kerja

Data-data yang yang harus dicantumkan dalam deskripsi kerja memiliki ketidakseragaman. Seperti apa yang ditunjukkan sendiri oleh namanya, deskripsi kerja itu pada pokoknya adalah bersifat menguraikan (deskriptif) dan merupakan suatu catatan mengenai fakta-fakta jabatan yang ada dengan tepat. Fakta-fakta atau kenyataan- kenyataan ini harus disusun sedemikian rupa agar dapat mudah dipergunakan. Yuli (2005 :44) menyarankan untuk menggunakan urutan atau susunan sebagai berikut :

• Identifikasi jabatan. Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusunan, dan dalam departemen apa.
• Ringkasan jabatan. Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya.
• Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban. Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain, baik dalam organsasi maupun luar organisasi.
• Wewenang dari pemegang jabatan. Bagian akan menentukan batas-batas wewenang pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas pelanggarannya.
• Standar kinerja. Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karyawan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.
• Kondisi kerja. deskripsi kerja juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan.

ADS HERE !!!