Pengertian Supply Chain Management
Menurut Agustinus (Agustinus, et. al., 2008: 8-9) pengertian Supply Chain Management menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut :
a. Roger Schroeder R. (2000, p179) mendefinisikan Supply Chain Management sebagai perancangan, desain dan kontrol arus material dan informasi sepanjang rantai pasokan (supply chain) yang bertujuan untuk memuaskan konsumen sekarang dan masa depan.
b. Sunil Chopra dan Peter Meindl (2004, p4) menyampaikan bahwa Supply Chain Management terdiri dari setiap mata rantai persediaan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Supply Chain Management SAP
Pembuatan aplikasi Supply Chain Management ini dikembangkan berdasarkan tinjauan terhadap modul-modul dari SCM SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing) yang berpusat di Walldorf, Jerman merupakan salah satu pembuat dan pengembang aplikasi server bisnis terbesar didunia. Salah satu aplikasi yang dikembangkan oleh SAP adalah Supply Chain Management yang memiliki modul utama Materials Management, Sales and Disribution, Financial dan Controlling (SAP, 2008:1-7).
METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode penelitian dan pengembangan dengan melakukan evaluasi sistem informasi terdahulu (Point Of Sales) dan menjalankan konsep waterfall. Flow process metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini ditunjukkan pada Gambar 1.
Gambar Flow Process Metodologi Penelitian
a. Evaluasi Sistem Informasi Terdahulu (Point Of Sales)
Evaluasi digunakan untuk memperoleh dasar acuan dalam melakukan pengembangan aplikasi Supply Chain Management berbasis client server untuk Ratna Kertas yang ingin mengembangkan sayap bisnisnya dengan membuka outlet baru toko buku dan alat tulis yang di waralabakan.
b. Observasi
Pengamatan terhadap bisnis waralaba seperti Alfamart & Indomaret dan pengamatan terhadap bisnis toko buku dan alat tulis lain seperti Gramedia untuk diperoleh data dan informasi yang sesuai dengan tema penelitian.
c. Pengumpulan Data
Dilakukan untuk mengidentifikasi masalah dan kebutuhan, serta cara kerja dan ruang lingkup sistem yang akan dibuat, yaitu dengan melakukan :
1. Studi Pustaka, mempelajari buku-buku, artikel, situs, dan skripsi yang berhubungan dengan Supply Chain Management dan Visual Basic .NET.
2. Mempelajari modul-modul SCM yang ada di SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing) sebagai dasar acuan dan perbandingan dalam pembuatan aplikasi.
3. Wawancara, dilakukan pada pemilik usaha Ratna Kertas Wonosobo.
d. Analisis
Mendokumentasikan proses pemahaman sistem yang akan diimplementasikan dan mengindentifikasi spesifikasi sistem tersebut. Hasil analisis berupa :
1. Analisis kebutuhan masukan.
2. Analisis kebutuhan keluaran.
3. Analisis kebutuhan proses.
4. Analisis kebutuhan fungsi.
e. Perancangan
Perancangan dilakukan dengan memodelkan hasil analisis. Produk perancangannya adalah DFD (Data Flow Diagram), rancangan basisdata, rancangan antarmuka serta flow chart. Hasil rancangan DFD ditunjukkan dalam Gambar .
Gambar Rancangan DFD
f. Pemrograman
Tahapan pembuatan aplikasi Supply Chain Management berbasis Client Server menggunakan Visual Basic .NET dengan database MySQL.
g. Implementasi
Tahapan dimana aplikasi Supply Chain Management berbasis Client Server diimplementasikan di Ratna Kertas agar dapat dijalankan dengan sebenarnya, sehingga dapat diketahui apakah sistem dibuat sesuai tujuan yang diharapkan atau tidak.
h. Pengujian
Menguji apakah sistem dapat berjalan dengan baik dan dapat menghasilkan keputusan yang baik, benar, memudahkan dan membantu proses bisnis yang ada. Pengujian dilakukan dengan melakukan pengujian aplikasi dan cross check kepada pemilik Ratna Kertas Wonosobo.
i. Pelatihan Pengguna
Pelatihan dilakukan untuk membantu para pengguna dalam menjalankan dan mengoperasikan aplikasi ini.
4. Implementasi
Implementasi merupakan tahap dimana aplikasi Supply Chain Management berbasis client server diprogram agar sesuai dengan rancangan yang sudah dibuat untuk mengetahui apakah sistem dibuat sesuai tujuan yang diharapkan atau tidak.
Batasan Implementasi
Dalam implementasi aplikasi ini, untuk mengatasi permasalahan yang ada maka peneliti membatasi implementasi sebagai berikut :
a. Resolusi interface 1024 x 768 disesuaikan dengan ukuran monitor CRT yang akan digunakan di toko.
b. Pertukaran data dari operator kasir ke admin cabang dilakukan setiap transaksi secara real time menggunakan koneksi intranet/LAN.
c. Pertukaran data dari admin cabang ke admin pusat dilakukan dengan cara impor data dari admin cabang setiap tutup toko di sore / malam hari, kemudian dikirimkan melalui email ke admin pusat, sehingga data dapat diekspor dan masuk ke basisdata pusat.
Implementasi Antar Muka
Implementasi dari rancangan antar muka aplikasi Supply Chain Management berbasis client server ini dibuat sebagai berikut :
a. Halaman Login dan Menu Utama
Halaman ini meminta masukan berupa username dan password agar pengguna dapat masuk kedalam sistem. Setelah masuk, halaman menu utama akan ditampilkan.
b. Halaman Data Induk
Halaman data induk terdiri dari halaman data induk produk, pelanggan, pemasok, pengguna dan cabang. Data induk produk digunakan untuk menyimpan, mengubah dan menghapus data produk seperti ditunjukkan pada gambar.
Gambar Halaman Data Induk Produk
c. Halaman Rencana Pembelian (PO) dan Rencana Penjualan (Indent)
Halaman rencana pembelian (PO, Purchase Order) digunakan untuk menyimpan rencana pembelian produk dari pemasok. Halaman rencana penjualan (indent) digunakan untuk menyimpan rencana penjualan produk kepada pelanggan.
d. Halaman Pembelian
Halaman transaksi pembelian terdiri dari pembelian dengan PO dan tanpa PO. Halaman transaksi retur pembelian digunakan untuk mengembalikan produk kepada pemasok. Halaman pembayaran tagihan pembelian digunakan untuk menyimpan data pembayaran tagihan kepada pemasok.
e. Halaman Penjualan
Halaman transaksi penjualan terdiri dari penjualan indent dan penjualan langsung. Halaman transaksi retur penjualan digunakan untuk melakukan transaksi pengembalian / retur produk dari pelanggan. Halaman pembayaran tagihan penjualan digunakan untuk menyimpan data pembayaran tagihan dari pelanggan.
f. Halaman Transaksi Biaya Operasional
Halaman transaksi biaya operasional digunakan untuk menyimpan data transaksi operasional toko.
g. Laporan
Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi terdiri dari laporan stok produk, stok produk laku cepat / lambat, laporan transaksi pembelian, penjualan, biaya operasional dan buku besar.
5. Pengujian
Pengujian dilakukan untuk melihat kerja aplikasi Supply Chain Management berbasis client server pada waralaba Ratna Ketas Wonosobo. Aplikasi ini disingkat SCM Ratna. Pengujian juga dilakukan untuk mencari kesalahan yang mungkin terjadi dalam pembuatan aplikasi, sehingga apabila ditemukan kesalahan dapat dibuat penanganannya. Pengujian yang dilakukan meliputi pengujian komparasi aplikasi SCM Ratna dengan SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing), pengujian client-server, ekspor-impor dan pelatihan pengguna serta pengujian dengan skenario aliran produk.
a. Komparasi SCM Ratna Dengan SAP
Hasil komparasi SCM Ratna dengan SAP yang ditunjukkan dalam Tabel 1.
Tabel Komparasi SCM Ratna Dengan SAP
|
Modul
|
SCM Ratna
|
SAP
|
|
I. Material Management
|
|
1. Purchasing
|
V
|
V
|
|
2. Inventory Management
|
V
|
V
|
|
3. Logistic Invoice Verification
|
V
|
V
|
|
4. Physical Inventory
|
V
|
V
|
|
5. Valuation
|
|
V
|
|
6. Material Master
|
|
V
|
|
7. Product Catalog
|
V
|
V
|
|
II. Sales and Distribution
|
|
1. Master Data
|
V
|
V
|
|
2. Sales Support
|
|
V
|
|
3. Sales
|
V
|
V
|
|
4. Shipping & Transportation
|
|
V
|
|
5. Billing
|
V
|
V
|
|
6. Empties Management
|
V
|
V
|
|
7. Sales Information System
|
V
|
V
|
|
III. Financial
|
|
1. General Ledger
|
V
|
V
|
|
2. Account Receiveable
|
V
|
V
|
|
3. Account Payable
|
V
|
V
|
|
4. CA Receiveable & Payable
|
V
|
V
|
|
5. Banks
|
V
|
V
|
|
6. Fixed Asset
|
|
V
|
|
7. Special Purpose Ledger
|
|
V
|
|
8. Additional Functions
|
|
V
|
|
9. Lease Account
|
|
V
|
|
10. Travel Management
|
|
V
|
|
IV. Controlling
|
|
1. Cost Element Account
|
|
V
|
|
2. Cost Center Account
|
|
V
|
|
3. Internal Orders
|
V
|
V
|
|
4. Activity Based Costing
|
|
V
|
|
5. Product Cost Controlling
|
|
V
|
|
6. Profitability Analysis
|
V
|
V
|
|
7. Profit Center Account
|
|
V
|
b. Pengujian Client Server
Pengujian client-server dilakukan dengan menghubungkan dua perangkat komputer menggunakan kabel LAN. Pengujian dilakukan untuk melihat apakah aplikasi di sisi client dapat terhubung dengan basisdata dan aplikasi di sisi server. Sebelum proses pengujian client-server dilakukan, konfigurasi harus dilakukan dengan tahapan berikut :
1. Membuat privileges / hak akses di basisdata dbscmratna pada sisi server. Hak akses harus dibuat terlebih dahulu dengan ketentuan :
1. Username : ratna
2. Host : Any host
3. Password :
4. Global privileges : Check All
2. Mengkonfigurasikan IP Address pada sisi client dan server dengan ketentuan pada sisi server :
1. IPv4 Address : 192.168.10.5
2. IPv4 Subnet Mask : 255.255.255.0
3. IPv4 Default Gateway : 192.168.10.1
Dan pada sisi client :
1. IPv4 Address : 192.168.10.4
2. IPv4 Subnet Mask : 255.255.255.0
3. IPv4 Default Gateway : 192.168.10.1
3. Membuat pengguna DSN ODBC dengan membuka menu Data Sources (ODBC) di administrative tools pada control panel Windows pada sisi client dan server dengan ketentuan :
1. Data source name : ratna
2. TCP/IP Server : 192.168.10.5
3. Port : 3306
4. User : Ratna
5. Password :
6. Basisdata : dbscmratna
Dari pengujian yang telah dilakukan didapatkan hasil kesimpulan bahwa aplikasi Supply Chain Management dapat digunakan di basis client-server.
c. Pengujian Ekspor Impor
Format pengujian ini berupa pertukaran data antara admin cabang dengan admin pusat. Proses ekspor data digunakan oleh admin cabang untuk mengekspor data penjualan setiap hari di setiap outlet cabang. Proses impor data digunakan oleh admin pusat untuk mengimpor data penjualan yang diperoleh dari cabang untuk dimasukkan ke basisdata pusat. Dari hasil pengujian yang telah dilakukan, aplikasi dapat menangani proses ekspor-impor yang dilakukan oleh admin cabang dan admin pusat.
d. Pelatihan Pengguna
Setelah pengujian client server dan ekspor-impor berhasil dilakukan, proses selanjutnya adalah mengadakan pelatihan pengguna. Pelatihan pengguna dilakukan untuk membantu para pengguna dalam mengoperasikan dan menjalankan aplikasi Supply Chain Management berbasis Client-Server. Pelatihan dilakukan di Ratna Kertas Wonosobo dengan memberikan pelatihan teknis pengoperasian aplikasi kepada para pengguna (eksekutif, admin pusat admin cabang dan operator kasir ). Dalam pelatihan ditunjukkan menu apa saja yang dapat diakses oleh pengguna sesuai dengan hak akses yang mereka miliki (sesuai dengan rancangan DFD aplikasi pada Gambar 2), yaitu :
1. Operator Kasir : Hanya bisa melakukan transaksi penjulan.
2. Admin Cabang : Hanya bisa melakukan pembelian produk kepada pusat dan melihat laporan terbatas. Tidak bisa menambahkan data induk.
3. Admin Pusat : Dapat menambahkan data induk, dapat melakukan pembelian produk kepada pemasok dan melihat laporan terbatas.
4. Eksekutif : Dapat melakukan setiap fungsi yang ada di aplikasi.
Dari pelatihan yang dilakukan, didapatkan hasil bahwa pengguna dapat menjalankan aplikasi ini karena cara penggunaannya yang hampir sama dengan sistem informasi terdahulu (Point of Sales). Operator kasir dan admin cabang yang memiliki hak akses paling sedikit dapat cepat mengerti dan menjalankan aplikasi, sedangkan pada admin pusat dan eksekutif membutuhkan waktu lebih lama dalam mengerti karena hak aksesnya lebih besar dan fungsi yang dapat dijalankan lebih kompleks.
e. Pengujian Dengan Skenario Aliran Produk
Pengujian ini dilakukan dengan membuat skenario aliran produk mulai dari pemesanan dan pembelian produk dari pemasok hingga produk sampai ke tangan konsumen dan laporannya dapat dlihat oleh eksekutif. Skenarionya adalah sebagai berikut :
1. Admin pusat melihat daftar stok produk yang ada di gudang pusat. Aplikasi akan memberitahukan produk apa saja yang stoknya hampir habis. Kemudian admin pusat memilih produk apa saja yang akan dipesan dengan membuat PO (Purchase Order) seperti Gambar 4.
Gambar Pembuatan PO
2. Setelah produk datang, maka proses selanjutnya adalah melakukan transaksi pembelian dengan PO untuk memasukkan data pembelian produk ke basisdata seperti Gambar.
Gambar Transaksi Pembelian Dengan PO
Produk yang dimasukkan jumlah diterimanya akan menambah jumlah stok produk yang ada di gudang.
3. Proses transaksi penjualan dilakukan secara langsung oleh operator kasir kepada pelanggan seperti ditunjukkan dalam gambar.
Gambar Transaksi Penjualan
Seluruh transaksi penjualan akan dicatat oleh aplikasi dan stok produk yang dijual akan dikurangi sesuai dengan jumlah produk yang dibeli pelanggan. Setelah transaksi penjualan selesai dilakukan, struk penjualan akan dikeluarkan oleh aplikasi.
4. Pengguna eksekutif dapat melihat laporan pembelian, stok produk dan laporan penjualan produk seperti ditunjukkan pada gambar
Gambar Laporan Penjualan