Pengertian Dari Program Aplikasi Perpustakaan
Menurut Encyclopedia Americana, International Edition, 1971, otomasi perpustakaan adalah penggunaan komputer dalam menangani proses-proses yang ada di perpustakaan seperti pembuatan katalog, pemesanan, pengontrolan majalah, dll. Sedangkan berdasarkan penjelasan dari Lasa HS (1993), otomasi perpustakaan adalah penggunaan mesin termasuk komputer untuk membantu tugas-tugas yang ada di perpustakaan
Perpustakaan merupakan salah satu sarana pembelajaran yang dapat menjadi sebuah kekuatan untuk mencerdaskan bangsa. Perpustakaan mempunyai peranan penting sebagai jembatan menuju penguasaan ilmu pengetahuan. Perpustakaan memberi kontribusi penting bagi terbukanya informasi tentang ilmu pengetahuan. Sedangkan perpustakaan perguruan tinggi merupakan jantung bagi kehidupan sivitas akademika, karena dengan adanya perpustakaan dapat diperoleh data maupun informasi yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dan perencanaan serta dapat menyegarkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan.
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi atau information and comunication technology (ICT) telah membawa perubahan dalam berbagai sektor, termasuk dunia perpustakaan. Pemanfaatan information and comunication technology (ICT) sebagai sarana dalam meningkatkan kualitas layanan dan operasional telah membawa perubahan yang besar di perpustakaan. Perkembangan dari penerapan information and comunication (ICT) dapat diukur dengan telah diterapkannya/digunakannya sebagai sistem informasi manajemen (SIM) perpustakaan dan perpustakaan digital (digital library).
Sistem informasi manajemen (SIM) perpustakaan merupakan pengintegrasian antara bidang pekerjaan administrasi, pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, pengolahan, sirkulasi, statistik, pengelolaan anggota perpustakaan, dan lain-lain. Sistem ini sering dikenal juga dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan.
Pengkajian jenis dan fitur perpustakaan digital di Indonesia dilaksanakan pada bulan Agustus 2009. Pengumpulan data dilakukan melalui pendekatan analisis isi (content analysis) terhadap situs-situs web yang berkaitan dengan perpustakaan digital (Impicciatore et al. 1997; Croft and Peterson 2002; Winarko 2007). Keberadaan perpustakaan digital di Indonesia dilacak dengan melakukan penelusuran melalui internet dengan menggunakan mesin pencari Ixquick (www.ixquick.com). Pada mesin pencari tersebut dimasukkan kata kunci “perpustakaan digital” sehingga diperoleh semua situs web yang berkaitan dengan kata kunci tersebut. Alamat situs web yang diperoleh kemudian diseleksi dengan cara memilih alamat yang merupakan perpustakaan digital. Situs web yang telah diseleksi kemudian dilayari untuk mengetahui fitur-fitur yang tersedia pada masing-masing situs web tersebut.
Fitur Aplikasi Perpustakaan
Fitur-fitur yang terdapat pada sebuah aplikasi perpustakaan, adalah sebagai berikut ;
Katalog / Kategori Buku, katalogisasi, inventarisasi program sistem informasi perpustakaan ini dapat membagi buku/makalah atau produk lain yang ingin ditampilkan pada sistem informasi perpustakaan dalam kategori-kategori terpisah, sehingga memudahkan user menemukan apa yang dibutuhkannya. Selain itu, program juga dapat membuat sebuah sub kategori dari sebuah kategori induk yang ada, sehingga memiliki tingkat kedalaman kategori.
Informasi Lengkap Buku, Administrasi koleksi perpustakaan (database buku, makalah, jurnal) berdasarkan kategori pada bagian informasi lengkap buku/produk, akan ditampilkan screenshoot (gambar) dari buku (jika ada), dilengkapi dengan ID pustaka, judul buku, nama pengarang, penerbit, ISBN, jumlah halaman dari buku, ukuran, jenis bahasa, sumber buku, stok buku yang tersedia serta resume singkat dari buku/produk.
Blanko Peminjaman, sirkulasi buku pengunjung dapat melakukan permohonan peminjaman terhadap buku yang ada, dimana setelah memilih buku yang diinginkan, mereka akan diminta untuk mengisi blanko permohonan peminjaman. Setelah menekan tombol "Proses", maka permohonan peminjaman pengunjung akan dicatat ke dalam database, sehingga pengelola dapat melihat siapa yang melakukan peminjaman. Apabila dibutuhkan dan diaktifkan pengelola, terdapat sebuah tombol untuk mencetak blanko permohonan peminjaman tersebut, sehingga peminjam bisa membawa hasil print (cetak) ke pihak perpustakaan sebagai bukti saat melakukan pengambilan buku.
Stok (Ketersediaan) Buku,
saat pengunjung melakukan proses permohonan peminjaman buku, stok (ketersediaan) buku yang tersedia belum akan berkurang. Setelah diproses oleh pengelola, maka secara otomatis stok buku akan berkurang dengan jumlah yang dipinjam. Pemohon pinjam sendiri akan ditempatkan di bagian "Sedang Dipinjam". Stok buku akan direset (dikembalikan) ke nilai semula secara otomatis, ketika pengelola mengklik menu yang menandakan bahwa buku yang dipinjam telah dikembalikan, dan Peminjam akan dikelompokkan ke dalam Arsip Peminjam.
Statistik Perpustakaan pada bagian statistik ini akan ditampilkan nama-nama yang melakukan permohonan peminjaman, sedang dipinjam dan telah mengembalikan buku yang dipinjam. Statistik sendiri akan ditampilkan dalam bentuk kalender.
Tampilan Random Buku Perpustakaan, buku-buku perpustakaan yang ada akan ditampilkan secara random (acak) dibagian kanan dan kiri situs. Saat diklik, maka pengunjung akan diarahkan langsung ke informasi lengkap buku tersebut.
Internal Search Engine, fitur yang memungkinkan pengunjung mencari data buku perpustakaan.
Informasi Terbaru, fitur ini untuk menampilkan informasi-informasi terbaru yang terkait dengan perpustakaan.
Kewenangan Akses, security/hak akses penggunaan aplikasi kewenangan anggota dapat diatur menurut kebutuhan, seperti apakah yang bersangkutan sebagai anggota biasa, yang hanya dapat mengakses, sebagai seorang pengelola, atau yang lainnya. Program sistem informasi ini sendiri memiliki tingkat kewenangan beragam terhadap masing-masing pengelola, sehingga dapat ditentukan siapa yang punya akses atau tidak terhadap suatu fitur tertentu.
Statistik, pada ruangan pengelola di bagian informasi buku, ada fungsi yang dapat digunakan sebagai Pelaporan, dimana data-data buku, yang mengajukan permohonan peminjaman, sedang meminjam, atau arsip yang pernah meminjam, dapat dicetak dalam bentuk kertas atau dalam bentuk file Excel (.XLS) Administrasi Anggota, pengelolaan anggota perpustakaan (administrasi) sistem informasi ini memiliki fasilitas untuk bergabung yang bisa diaktifkan atau dinon-aktifkan oleh pengelola.
Online Help, program memiliki panduan online, yang akan mempermudah pengelola memahami fitur yang ada. Online Help yang terletak di bagian kiri bawah pada Ruangan Pengelola itu sendiri akan tampil berdasarkan fitur/menu yang diakses.
Dokumentasi Online, selain Online Help, juga tersedia sebuah dokumentasi online, yang akan menjelaskan secara singkat tentang fitur yang ada pada program. Dokumentasi Online ini terletak di Ruangan Pengelola pada bagian kanan bawah.
Menggunakan database MySQL, sistem informasi perpustakaan berbasis web ini menggunakan database MySQL sebagai tempat penyimpanan data, sehingga gampang dikelola dan terstruktur dengan baik.