Pengertian Perpustakaan Elektronik
Ketika kita berbicara soal perpustakaan dan teknologi informasi, kita akan dihadapkan pada dua istilah yang berbeda yaitu otomasi perpustakaan dan perpustakaan elektronik. Keduanya memiliki arti dan fungsi yang berbeda.
Otomasi perpustakaan adalah sebuah sistem informasi yang diterapkan dalam sistem pelayanan di perpustakaan sehingga beberapa pekerjaan dapat dilakukan secara otomatis dengan bantuan teknologi informasi tersebut. Beberapa fungsi yang dijalankan dalam otomasi perpustakaan adalah: pencarian buku di database katalog, peminjaman, pengembalian, pemesanan, pembuatan laporan dan statistik, dan sebagainya. Fungsi-fungsi ini pada dasarnya adalah fungsi perpustakaan untuk melayani anggotanya. Dengan demikian otomasi perpustakaan ditujukan untuk membatu pelaksanaan pekerjaan pustakawan sehari-hari.
Sedangkan perpustakaan elektronik adalah sebuah bentuk lain dari perpustakaan yang koleksinya memiliki format elektronik atau digital. Dokumen, kaset audio, video, peta, dan semua jenis koleksi perpustakaan pada umumnya, disimpan dalam format elektronik.
Koleksi-koleksi tersebut disimpan dalam ‘rak-rak’ elektronik yang secara fisik ukurannya sangat kecil dibandingkan dengan ruangan untuk menyimpan buku-buku di perpustakaan biasa. Yaitu disimpan dalam hard disk server komputer yang berperan sebagai server perpustakaan elektronik.
Perpustakaan elektronik biasanya tidak bisa dipisahkan dari ketersediaan jaringan komputer untuk mengakses koleksi di server. Hal ini lah yang menjadi salah satu keunggulan dari perpustakaan elektronik sehingga pengguna dapat mengakses koleksi sebuah perpustakaan elektornik tanpa harus berkunjung ke lokasinya secara fisik, namun cukup dengan mengaksesnya lewat jaringan komputer atau internet. Secara fisik pengunjung bisa berada di manapun asal terdapat akses ke server perpustakaan digital. Di sini tidak ada istilah ‘meminjam’ buku, tetapi yang ada adalah ‘mendownload’, mengakses, memainkan, mengupload, dan searching.
Namun yang masih menjadi kendala pengembangan perpustakaan elektronik adalah ketersediaan koleksi dalam bentuk elektronik, jalur internet yang lambat, dan masih sedikitnya masyarakat yang memiliki komputer dan akses ke internet.
Ganesha Digital Library Network
Ganesha Digital Library atau GDL merupakan software perpustakaan digital berbasis web pertama di Indonesia yang didistribusikan sebagai open-source dan free-software-bersyarat. Maksudnya software ini dapat digunakan oleh siapapun secara gratis (tidak ada biaya pembelian software). Namun ada syaratnya.
Syaratnya adalah, yang bersangkutan sepakat untuk berbagi ilmu pengetahuan yang dikelolanya menggunakan GDL kepada bangsa Indonesia, melalui jaringan IndonesiaDLN. Jika tidak bersedia, maka untuk menggunakan GDL dia harus membeli lisensinya. Hal ini semata-mata hanya bertujuan untuk menyebarluaskan kesadaran tentang perlunya saling berbagi ilmu pengetahuan, tidak menyimpan rapat ilmu yang dimiliki, dan kepedulian pada kemajuan bersama.
GDL terdiri dari hub (server) dan partner (client). GDL server hanya diimplementasikan pada GDL Hub server saja. Sedangkan yang didistribusikan adalah GDL client atau partner. GDL mendukung sistem pengelolaan informasi secara terdistribusi dan terintegrasi melalui internet. Antar server GDL partner kolaborasinya atau pertukaran informasinya dilakukan melalui perantaraan server GDL hub yang kini berlokasi di ITB.
Melalui GDL hub, semua partner dapat mengirim informasi yang dimilikinya, dan melalui GDL hub pula, mereka dapat mengambil informasi yang dimiliki GDL hub yang berasal dari seluruh GDL partner. Hal ini untuk menjamin agar ilmu pengetahuan tersebar lebih luas dan lebih dekat ke pengguna.
Jaringan server-server perpustakaan digital yang menggunakan GDL ini akhirnya membentuk sebuah sub-jaringan dari IndonesiaDLN, yaitu GDL-Network. Hal yang sama juga terjadi pada perpustakaan digital berbasis New Spektra (Petra), yang membentuk sebuah sub-jaringan lagi, New Spektra Network. Kedua sub-jaringan ini dan sub-sub jaringan mendatang lainnya, akan saling berkomunikasi melalui IndonesiaDLN Hub server.
GDL Untuk Personal, Warnet, dan Institusi
Sebuah perpustakaan digital tidak memerlukan ruangan yang besar. Sebuah komputer pribadi (PC) pun sudah cukup. Sebuah laptop yang dibawa kemana-mana pun bisa menjadi perpustakaan digital. Kalau begitu, setiap orang pun (personal) bisa memiliki perpustakaan digital jika memiliki sebuah PC.
Di IndonesiaDLN, hal ini akan diwujudkan. Khususnya melalui GDL yang dibuat untuk tiga edisi publisher, yaitu edisi Personal, Warnet, dan Institusi.
GDL Personal Edition dimaksudkan bagi individu yang memiliki koleksi informasi yang cukup banyak dan produktif, baik hasil karyanya sendiri maupun koleksi dari berbagai sumber. Dengan edisi ini, mereka dapat mengelola ilmu pengetahuannya dengan cepat dan mudah karena tidak harus terhubung ke internet pada saat bekerja.
Cukup dengan akses lokal ke komputer pribadi, mereka dapat membuat kategori-kategori baru bagi koleksinya, mengupload abstrak dan full file dokumen maupun multimedia. Hanya pada saat terhubung ke internet saja mereka perlu melakukan sinkronisasi data, sehingga seluruh koleksinya termasuk metadata dan file-file diupload secara otomatis ke GDL Hub. Ini pun dapat ditinggal sambil minum kopi.
Diharapkan dengan adanya edisi ini, mereka mendapatkan kemudahan untuk berbagi dan tidak mengalami hambatan yang berarti, misalnya dibandingkan dengan harus mengakses situs web yang lambat setiap kali akan mengupload informasi. Keterbatasan akses ini dapat mematahkan semangat berbagi.
GDL Warnet Edition membawa misi menjadikan warung internet atau warnet sebagai perpustakaan digital yang mendekatkan informasi ilmu pengetahuan kepada masyarakat sekitarnya. Sebuah PC Windows 98 di warnet dapat disulap menjadi server perpustakaan digital dengan diinstal GDL di dalamnya.
GDL Warnet ini secara otomatis dapat menyedot metadata atau informasi ilmu pengetahuan yang ada dalam server GDL Hub, dan menyimpannya ke dalam database lokal. Pengunjung warnet dapat menelusuri kandungan memory raksasa bangsa Indonesia yang tersimpan dalam IndonesiaDLN melalui server tersebut. Tentu saja aksesnya jauh lebih cepat dibandingkan dengan harus membuka situs GDL Hub yang mungkin sangat lambat. Ketika mereka menemukan file yang ingin didownload, dengan sekali klik mereka akan dibawa ke server GDL sebenarnya yang menyimpan file tersebut.
Jika mereka ingin berbagi ilmu yang mereka miliki, mereka cukup mengupload ke server GDL Warnet tersebut. Ini tentu membutuhkan waktu yang sangat singkat. Ketika mereka meninggalkan warnet, server dengan sendirinya akan mengirim data dan file ke GDL Hub pusat.
Pengunjung senang karena akses cepat sehingga biaya yang dikeluarkan lebih murah. Sementara pengusaha warnet juga untung, karena perpustakaan digital di tempatnya menjadi daya tarik bagi pengunjung warnet. Bangsa Indonesia secara umum pun akan diuntungkan karena semakin banyak yang bisa berbagi ilmu pengetahuan, semakin besar pula ‘kecerdasan dan kepandaian’ yang dimilikinya.
GDL Institution Edition merupakan perpustakaan digital untuk organisasi atau institusi seperti perguruan tinggi, lembaga riset, LSM, pemerintahan, bisnis, dan lain-lain. Di dalamnya akan dikelola ilmu pengetahuan yang dimiliki oleh anggota institusi yang bersangkutan.
Sementara server GDL edisi personal dan warnet tidak perlu dinyalakan 24 jam sehari, maka untuk GDL edisi institusi dedicated-connection disyaratkan untuk selalu menghidupkan servernya terus menerus sebagai bentuk layanan kepada pengguna. File-file yang diupload ke server ini tidak perlu dikirim ke GDL Hub, hanya metadatanya saja. Dengan demikian, setiap kali pengunjung ingin mendapatkan file tersebut, harus mendownloadnya langsung dari server GDL institusi yang menyimpannya.
Namun untuk institusi yang tidak memiliki dedicated akses ke internet, disediakan pula edisi institusi dialup-connection. Edisi ini mirip dengan warnet sehingga yang akan diupload pada saat sinkronisasi adalah metadata berikut file-file yang berhubungan.
Bagaimana Cara Bergabung?
Yang dapat bergabung ke dalam IndonesiaDLN adalah personal, warnet, atau institusi. Syaratnya ada dua, yaitu memiliki potensi ilmu pengetahuan, dan bersedia berbagi ilmu pengetahuan tersebut dengan bangsa Indonesia melalui IndonesiaDLN.
Selanjutnya, mereka dapat mengembangkan sendiri software perpustakaan digital atau menggunakan software yang telah ada seperti GDL. Khusus untuk GDL, mereka harus mengisi form aplikasi penggunaan GDL yang dapat didownload di http://gdlhub.indonesiaDLN.org/faqgdl.php. Ada tiga pilihan form yaitu form untuk personal, Kemudian mengirimkannya ke KMRG ITB, untuk mendapatkan source-code dan serial number yang diperlukan saat sinkronisasi data.
Dengan menginstall server perpustakaan digital, mengelola, dan berbagi isinya melalui IndonesiaDLN, secara otomatis sudah menjadi partner IndonesiaDLN.