Kondisi teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan Departemen perhubungan

Kondisi teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan Departemen perhubungan 

Hasil inventarisasi teknologi informasi menggunakan kerangka kerja Control Objective for Information and Related Technology (COBIT) di lingkungan Departemen Perhubungan memperlihatkan bahwa proses-proses tata kelola teknologi informasi belum mendapatkan perhatian secara penuh, sehingga kontribusi teknologi informasi dalam mendukung tugas pokok dan fungsi masing-masing unit di lingkungan Departemen Perhubungan belum memberikan hasil yang signifikan. Indeks skala kematangan hasil inventarisasi yang dilakukan pada Direktorat Jenderal Perhubungan Darat, Direktorat Jenderal Perhubungan Laut, Direktorat Jenderal Perhubungan Udara, Direktorat Jenderal Perkeretaapian dan Sekretariat Jenderal (Pusat Data dan Informasi) memperlihatkan tingkat kematangan yang masih rendah.

Mengingat bahwa keberadaan tata kelola teknologi informasi merupakan bagian yang penting dalam menerapkan teknologi informasi, sehingga inventarisasi teknologi informasi perlu dilakukan secara berkala di lingkungan Departemen Perhubungan. Adapun beberapa manfaat yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut:

• Pihak-pihak (stakeholder) yang berkepentingan dapat mengetahui sejauh mana kemajuan yang diperoleh dari tahun ke tahun dalam penerapan teknologi informasi. 
• Fokus perbaikan pada proses-proses yang dianggap lemah serta dapat memprioritaskan proses-proses yang akan ditingkatkan indeks skala kematangannya. 
• Meningkatkan proses kolaborasi di lingkungan Departemen Perhubungan dimana unit organisasi yang memiliki indeks kematangan lebih baik dapat dijadikan percontohan bagi unit-unit lainnya. 
• Pemberian indeks skala kematangan pada masing-masing domain akan memudahkan pihak manajemen dalam menentukan perbaikan-perbaikan yang harus dilakukan. 

Proses inventarisasi teknologi informasi secara berkala dapat dilakukan oleh Tim yang bertugas untuk melakukan inventarisasi teknologi informasi secara berkala dapat terdiri dari unsur Pusat Data dan Informasi dan unsur-unsur lainnya yang berasal dari unit-unit organisasi di lingkungan Departemen

Perhubungan. Jika dibutuhkan, inventarisasi teknologi informasi dapat dilakukan dengan mengundang pihak lain yang memiliki pengalaman di bidang inventarisasi teknologi informasi.

Perencanaan Strategis Teknologi Informasi

Hasil-hasil inventarisasi teknologi informasi menunjukkan bahwa belum semua Direktorat di lingkungan Departemen Perhubungan memiliki perencanaan strategis teknologi informasi. Baru pada beberapa Direktorat saja telah dilakukan studi mengenai perencanaan strategis teknologi informasi.

Perencanaan pengembangan teknologi informasi pada setiap unit organisasi baik yang telah memiliki perencanaan strategis teknologi informasi mengacu kepada dokumen Rencana Induk Pemanfaatan

Teknologi Informasi dan Komunikasi Departemen Perhubungan agar terjadi sinkronisasi arah dan pengembangan teknologi informasi.

Jika dimungkinkan, selain tetap mengacu kepada dokumen Rencana Induk Pemanfaatan TIK Departemen Perhubungan, setiap unit dapat mengembangkan studi tersendiri untuk mendapatkan hasil-hasil perencanaan strategis teknologi informasi yang lebih mendetail.

Menentukan Arah Pengembangan Teknologi

• Acuan yang dapat digunakan oleh Departemen Perhubungan dalam menentukan arah dan pengembangan teknologi informasi belum dimiliki, sehingga pengembangan teknologi informasi pada masing-masing unit dilakukan secara sporadis. 
• Perlu untuk menetapkan arahan pengembangan teknologi informasi yang digunakan sebagai acuan utama oleh masing-masing unit di lingkungan Departemen Perhubungan. 
• Pengembangan teknologi informasi yang telah ditetapkan dengan memperhatikan masukan-masukan dari pihak-pihak pengguna. 

Menentukan Organisasi Teknologi Informasi dan Keterkaitannya

• Hasil-hasil inventarisasi teknologi informasi menunjukkan bahwa belum semua unit organisasi yang berada di lingkungan Departemen Perhubungan memiliki struktur organisasi khusus yang bertugas mengelola teknologi informasi. 
• Ketiadaan organisasi khusus teknologi informasi ini pada akhirnya memberikan dampak permasalahan tersendiri dimana pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi tidak dapat dilakukan secara maksimal dimana proses pengadaan perangkat teknologi informasi dapat dilakukan melalui mekanisme lelang, akan tetapi keberlangsungan hidup teknologi informasi seperti perawatan, dukungan teknis dan pengembangan lanjut aplikasi teknologi informasi jika terjadi perubahan. 
• Adanya keinginan agar setiap unit memiliki sendiri organisasi teknologi informasi dengan tugas, kewenangan dan tanggung jawab yang jelas. Jika tidak dimungkinkan untuk dibentuk unit khusus teknologi informasi, sebaiknya dibentuk sebuah kelompok kerja teknologi informasi yang memiliki kewenangan sama dengan unit khusus teknologi informasi. 

Komunikasi Arah dan Sasaran Manajemen

• Secara umum, hasil inventarisasi teknologi informasi memperlihatkan bahwa proses-proses baku yang terjadwal terhadap arah dan sasaran manajemen terkait dengan pemanfaatan teknologi informasi belum dilakukan secara rutin. Umumnya arah dan sasaran manajemen ditentukan oleh tingkat kepedulian jajaran manajemen secara individu. Pergantian pimpinan dengan tingkat literasi yang berbeda memiliki pengaruh yang sangat kuat dalam hal pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. 
• Kebijakan-kebijakan yang terkait dengan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi belum terdokumentasi sebagai arah dan sasaran manajemen sehingga rata-rata pengembangan aplikasi masih dilakukan dengan pendekatan bottom up, dimana setiap ada kebutuhan di lapangan, maka inisiatif pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi baru dilakukan. 
• Mengingat bahwa pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi merupakan implementasi teknologi yang bersifat unik, pengalaman dari beragam organisasi memperlihatkan bahwa faktor kepemimpinan (leadership) memegang peranan penting sebagai faktor penentu keberhasilan pemanfaatan teknologi informasi. 

Mengkaji Aspek Resiko

• Kajian terhadap aspek resiko pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi belum merupakan standar baku yang umum diterapkan hal ini terlihat bahwa banyak aplikasi yang dikembangkan, akan tetapi gagal diimplementasikan. 
• Hasil-hasil inventarisasi di lapangan memperlihatkan bahwa faktor resiko yang menyebabkan kegagalan implementasi teknologi informasi adalah kurangnya komitmen dari jajaran manajemen, kegagalan dalam menerapkan manajemen perubahan, kurangnya komunikasi pada waktu pengembangan antara pihak-pihak yang mengembangkan dan mengimplementasikan teknologi informasi dengan stakeholder pengguna teknologi informasi. 
• Untuk mengeliminasi berbagai resiko yang ada, perlu didefinisikan dengan jelas tugas dan tanggung pengelolaan resiko, mengingat bahwa organisasi modern dewasa ini memiliki struktur organisasi yang jelas dalam mengelola resiko. 
• Sebagai alternatif jika belum dapat dimungkinkan adanya struktur organisasi khusus pengelola resiko, maka perlu secara ketat dilakukan proses-proses baku manajemen resiko melalui model Quality Control. 

Mengelola Kualitas

• Secara umum, hasil-hasil inventarisasi memperlihatkan bahwa pengelolaan kualitas pemanfaatan teknolologi informasi dan komunikasi belum dilakukan sehingga belum dapat diukur nilai manfaat intangible dari teknologi informasi dan komunikasi tersebut tidak dapat terukur. 
• Dalam hal pengelolaan kualitas sebaiknya didefinisikan secara jelas tugas dan tanggung jawab organisasi pengelola teknologi informasi melalui prosedur Quality Control atau Quality Assurance. 

Mengidentifikasikan Solusi Otomatis

• Identifikasi terhadap solusi-solusi terotomatisasi untuk membantu menjalankan tugas pokok dan fungsi masing-masing unit belum secara keseluruhan dilakukan dalam bentuk dokumen perencanaan tertulis. 
• Standar yang digunakan dalam menentukan paket-paket solusi terotomatisasi belum secara keseluruhan dilakukan dikarenakan belum adanya standar khusus yang dapat digunakan sebagai panduan yang dapat digunakan sebagai acuan. 
• Sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, maka Pusdatin sebaiknya mengeluarkan berbagai rekomendasi yang dapat digunakan sebagai acuan oleh masing-masing unit untuk dapat menentukan paket-paket solusi terotomatisasi. 

Pengadaan dan Pemeliharaan Perangkat Lunak

• Mekanisme pengadaan perangkat lunak pada umumnya telah mengikuti proses baku standar melalui mekanisme lelang, akan tetapi dikarenakan tidak semua unit memiliki struktur organisasi khusus pengelola teknologi informasi maka proses pemeliharaan perangkat lunak belum dapat dilakukan secara maksimal. 
• Dikarenakan pemeliharaan merupakan bagian yang krusial dalam pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi, maka sebaiknya masingmasing unit memiliki sendiri organisasi teknologi informasi sehingga kesinambungan layanan informasi dapat terjaga dengan baik. 

Mengelola dan Memelihara Infrastruktur Teknologi

• Mengelola dan memelihara infrastrukur teknologi merupakan hal krusial dalam menjamin kesinambungan layanan informasi. 
• Pengelolaan dan pemeliharaan infrastruktur teknologi informasi membutuhkan adanya pengetahuan dan keterampilan khusus, akan tetapi tidak semua unit memiliki tenaga khusus seperti pejabat fungsional pranata komputer sehingga proses pengelolaan dan pemeliharaan infrastruktur teknologi kerap dilakukan dengan mengundang vendor atau konsultan. 
• Selain membutuhkan adanya organisasi khusus pengelola teknologi informasi, jumlah tenaga pranata komputer pada masing-masing unit mutlak dibutuhkan dengan pembinaan yang dilakukan oleh Pusdatin. 

Mengembangkan dan Mengelola Prosedur

• Pengembangan dan pengelolaan prosedur pada masing-masing unit selama ini masih sebatas pada instruksi atau manual pengguna aplikasi teknologi informasi yang dikembangkan oleh konsultan. 
• Pengembangan dan pengelolaan prosedur sebagai bagian dari tata laksana informasi perlu mendapatkan perhatian dari masing-masing unit dan diarahkan kepada prosedur prosedur organisasional dan operasional teknologi informasi yang mencakup hal-hal seperti operasi, autentikasi, manajemen data, manajemen fasilitas, manajemen perubahan, pengawasan dan pelaporan. 

Manajemen Perubahan

• Belum semua unit pada lingkungan Departemen Perhubungan memiliki kemampuan dalam hal mengelola manajemen perubahan berdasarkan kebutuhan-kebutuhan yang muncul. Hal ini dikarenakan belum memiliki pejabat fungsional pranata komputer. Sementara unit-unit yang telah berhasil mengembangkan teknologi informasi juga belum memiliki manajemen khusus dalam mengelola perubahan sesuai dengan kebutuhan. 
• Dikarenakan pentingnya manajemen perubahan yang dapat menjawab pemenuhan kebutuhan-kebutuhan perubahan, maka perlu sekali agar setiap unit di lingkungan Departemen Perhubungan memiliki pejabat fungsional pranata komputer dan juga mekanisme ataupun prosedur yang dapat mengelola perubahan. 

Mendefinisikan dan Mengelola Tingkat Layanan

• Tingkat layanan teknologi informasi pada masing-masing unit berbeda dikarenakan terdapat unit yang memiliki organisasi khusus pengelola teknologi informasi, akan tetapi ada juga yang belum memilikinya. Hal ini menyebabkan tingkat pelayanan yang diberikan juga menjadi berbeda. 
• Standar Control Objective for Information and Related Technology (COBIT) yang digunakan sebagai acuan menyebutkan bahwa tingkat layanan dapat diperbaiki secara terus menerus jika terdapat organisasi khusus pengelola teknologi informasi. 

Mengelola Kinerja dan Kapasitas

Perbaikan terhadap pengelolaan kinerja dan kapasitas dapat dilakukan jika terdapat unit khusus teknologi informasi dan ketersediaan pejabat fungsional pranata komputer yang memadai dikarenakan pengelolaan kinerja dan kapasitas merupakan proses yang bersifat operasional dan berkesinambungan sehingga perlu sekali memiliki SDM yang cukup paham dalam mengelola kinerja dan kapasitas.

Mendidik dan Melatih Pengguna

• Pendidikan dan pelatihan terhadap kompetensi pengguna teknologi informasi masih jarang dilakukan, walaupun pendidikan dan pelatihan terhadap penggunaan aplikasi selalu dilakukan pada saat dikembangkan aplikasi. Ketersediaan kurikulum dan pelatihan secara berkelanjutan merupakan syarat mutlak untuk meningkatkan kompetensi sumber daya manusia (SDM) pengguna teknologi informasi. 
• Untuk melakukan pembinaan secara berkelanjutan terhadap kompetensi sumber daya manusia (SDM) teknologi informasi, sebaiknya Pusdatin bekerjasama dengan Badan Diklat Departemen Perhubungan untuk membuat pendidikan dan pelatihan teknologi informasi secara berkala. 

Mengelola Permasalahan dan Insiden

Permasalahan dan insiden dikelola dengan cara melakukan koordinasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan secara adhoc berdasarkan kebutuhan saat itu. Hasil inventarisasi memperlihatkan bahwa permasalahan dan insiden teknologi informasi merupakan hal yang jarang sekali terjadi di lingkungan Departemen Perhubungan, namun demikian perlu dibuat mekanisme penanganan masalah atau helpdesk.

Mengelola Data

• Belum semua unit di lingkungan Departemen Perhubungan memiliki data center yang dapat digunakan untuk mengelola data-data yang ada. 
• Unit-unit yang telah memiliki data center belum ada mekanisme backup dan prosedur untuk menjamin kesinambungan data-data yang ada, dimana media backup yang digunakan masih bervariasi satu dengan lainnya. 
• Unit-unit yang telah memiliki data center sebaiknya membuat mekanisme backup yang diletakkan pada data center yang dikelola oleh Pusdatin. 
• Prosedur-prosedur umum yang berkaitan dengan pengelolaan data sebaiknya dikembangkan oleh Pusdatin atau pengelola data pada masingmasing unit berdasarkan spesifikasi teknologi yang digunakan. 

Manajemen Operasional

Belum keseluruhan manajamen operasional dilakukan oleh unit-unit di lingkungan Departemen Perhubungan mengingat bahwa belum semua unit tersebut memiliki organisasi teknologi informasi yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang jelas.

Mengawasi Proses

Hasil-hasil inventarisasi memperlihatkan bahwa secara keseluruhan proses pengawasan terhadap kinerja teknologi informasi belum dilakukan.

ADS HERE !!!