Pengertian Dasar Administrasi Negara
Untuk lebih memahami mengenai pengertian administrasi serta bagaimana membedakan dengan pengertian manajemen, maka di bawah ini dijelaskan asal-usul administrasi.
Asal-Usul Administrasi
Perkataan, istilah, dan pengertian Administrasi yang kita kenal sekarang di Indonesia berasal dari Eropa Barat/Eropa Kontinental, melalui periode penjajahan Belanda, dimana Belanda merupakan salah satu bangsa yang terdapat dalam wilayah Eropa Barat.
Dasar peradaban (sivilisasi) dan kebudayaan (kultur) dari bangsa-bangsa Eropa Barat adalah kebudayaan dan peradaban Rumawi, yang mengalami kemajuan pesat setelah dipengaruhi oleh Kebudayaan Yunani Klasik.
Pada awalnya, Bangsa Rumawi menerjemahkan istilah-istilah Yunani ke dalam bahasa Rumawi, yakni Bahasa Latin, dengan cara mengadopsi ide-ide dan pengertian Yunani klasik secara apa adanya. Lambat laun bangsa Rumawi mengembangkan sendiri Filosofi, Ilmu Pengetahuan , Hukum, Sistem Politik, dll, yang akhirnya menjadi dasar dari peradaban dan kebudayaan bangsa-bangsa Eropa Barat selama 15 abad dan sampai sekarang masih nampak pengaruhnya, misal: 1)Hukum-kodifikasi hukum yg kita kenal sekarang; 2) Sistem Pemerintahan – Republik; dan 3)Sistem Legislatif- DPR . Adapun sistem sosial, sistem kenegaraan, sistem perekonomian dilakukan melalui kegiatan-kegiatan unit-unit organisasi (administratio) yang masing-masing dipimpin oleh administrator. Administrator sebagai yang memimpin suatu administratio atau unit organisasi, bertanggung jawab kepada Pemilik/Majikan/Atasan(Maestro), yang memberikan tugas, kewajiban, dan pengarahan-pengarahan kepadanya.
Dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya kepada Maestro,maka Administrator harus melakukan administer ( melayani, mentaati) terhadap majikan dan melakukan segala sesuatu sesuai kebijaksanaan majikan tersebut sambil menjalankan administrare (yaitu menyelenggarakan Tata usaha: registrasi, inventarisasi, pembukuan, dokumentasi, korespondensi, kearsipan) untuk mempertanggungjawabkan segala sesuatunya yang telah dilakukan menurut prosedur dan formalitas tertentu (mis: membuat berita acara, laporan). Untuk menggerakkan personil dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan organisasi yang dipimpin maka Administrator melakukan administro yang berarti memimpin, mengatur, mengemudikan. Istilah yang digunakan bagi administrator pada umumnya adalah: direktur, direksi.
Di Inggris perkembangannya berbeda sekali dari Eropa Kontinental. Di Inggris seorang administrator atau direktur disebut Manager. Jika pangkatnya tinggi sehingga ikut bertanggung jawab langsung kepada pihak pemilik organisasi/perusahaan, disebut Managing Director. Sedangkan director dalam bhs. Inggris/Amerika , oleh kita dan juga Belanda disebut Komisaris (Commissaris).
Pengartian Direktur yang sering dengar dan gunakan, dalam bahasa Inggrisnya disebut manager. Personnel Management (bhs.Ingg/Am), dalam bahasa Indonesia disebut Administrasi Personil, yang mencakup organisasi urusan personil, tata-usaha personil, dan pengelolaan personil. Pengelolaan sendiri dalam bhs.Inggris disebut management, akan tetapi management yang berbeda tingkat serta sifat dari ketatalaksanaan dan administrasi. Administrasi adalah manajemen yang paling tinggi. Financial management, diterjemahkan dengan Administrasi Keuangan, yang terdiri atas organisasi urusan keuangan, tatausaha keuangan, dan pengelolaan keuangan. Company management adalah Direksi Perusahaan, Company Manager adalah Direktur Perusahaan. Business Management adalah Pimpinan Perusahaan/Bisnis, sedangkan Business Administration adalah Administrasi Bisnis/Niaga.
Untuk lebih memahami istilah-istilah dalam administrasi maka di bawah ini diuraikan sebagai berikut:
- Adminster : melayani, mentaati terhadap majikan dan melakukan segala sesuatu sesuai kebijaksanaan majikan
- Administrare : menyelenggarakan Tata Usaha: registrasi, inventarisasi, pembukuan, dokumentasi, korespondensi, kearsipan
- Administratio : kegiatan-kegiatan unit-unit organisasi
- Administro : memimpin, mengatur, mengemudikan. (leadership, management)
ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Pada umumnya orang akan berpendapat bahwa terdapat perbedaan antara administrasi dan manajemen. Untuk membedakan arti kedua kata tersebut, di bawah ini dibuat suatu tabel agar memudahkan dalam membandingkannya.
Administrasi adalah bagian dari manajemen dan sebaliknya manajemen juga bagian dari administrasi
Jika mempertimbangkan kedua aspek tersebut dari segi kebudayaan, dimana Indonesia sangat lama dijajah Belanda, maka memahami administrasi perlu lebih ditekankan dimana berpikir secara administrasi adalah berpikir secara organisasi-tata usaha-dan manajemen.
Jika manajemen dipisahkan secara tegas dan terlepas dari administrasi, maka organisasi dan tatausaha akan tertinggal dan tatausaha dianggap sebagai aspek yang tidak penting.
Di Perancis,manajemen dikembangkan ala sistem AS, tetapi tidak terlepas dari administration, dimana dikatakan, bahwa” administrasi terdiri atas documentation (tatausaha) dan gestion (manajemen).
Aspek penting dari administrasi sebagai obyek studi Ilmu Administrasi
- Administrasi sebagai fenomena sosial
- Administrasi terdapat dalam suatu organisasi.
- Administrasi merupakan suatu kekuatan yang memberi hidup/gerak kepada organisasi. Penggerak atau kekuatan tersebut disebut administrator
- Administrasi merupakan suatu fungsi tertentu untuk mengendalikan, menggerakkan, mengembangkan dan mengarahkan suatu organisasi, yang dijalankan administrator dan dibantu oleh manajer dan stafnya.
- Administrasi merupakan sekelompok orang sebagai badan pimpinan (the governing body) dari suatu organisasi. Misal: The Reagan Administration.
- Administrasi merupakan seni yang memerlukan bakat, dan ilmu yang memerlukan pengetahuan ataupun pengalaman
- Administrasi merupakan proses penyelenggaraan bersama/proses kerjasama antara sekelompok orang untuk mencapai tujuan dan direncanakan sebelumnya. Kerjasama tersebut melalui organisasi
- Administrasi merupakan suatu jenis tingkah laku sosial tertentu, yang memerlukan sikap serta kondisi mental tertentu,
- Administrasi merupakan suatu praktek atau teknik tertentu, sebagai suatu tatacara melakukan sesuatu, yang memerlukan kemampuan, ketrampilan, kemahiran.
- Administrasi merupakan suatu sistem, yang memerlukan input, transportasi, pengolahan, dan output tertentu
- Adminstrasi merupakan suatu tipe manajemen, sebagai overall management dari suatu organisasi, sehingga dikatakan manajemen merupakan inti administrasi.
- manajemen merupakan pengendalian sumberdaya (orang, uang, mesin, materials, metode-cara –teknik, ruang, tenaga,waktu).
- Dalam istilah Administrasi tercakup adanya pesan, tugas, tanggung jawab dan kepercayaan yang diberikan oleh para pemilik organisasi.