Organisasi, Administrasi Dan Manajemen
Fungsi-fungsi POSDCORB
Salah satu sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta yang sangat vital adalah sumber daya manusia (SDM). Mengapa dapat dikatakan demikian? Karena sejak perusahaan melakukan perumusan tujuan, perumusan strategi, sampai dengan penerapan strateginya, tidak akan terlepas dari aspek sumber daya manusianya. Karena pentingnya aspek yang berhubungan dengan manusia atau pegawai tersebut maka pimpinan perlu memperhatikan mengenai berbagai permasalahan yang ada kaitannya dengan bidang SDM maupun hubungan kerja yaitu:
1. meningkatnya tingkat pendidikan tenaga kerja. Dampak dari hal tersebut adalah selain meningkatnya kemampuan pegawai, juga mengubah pengharapan dan sikap para pegawai terutama yang masih muda.
2. Adanya harapan dari masyarakat luas ataupun dari pemerintah agar kesempatan kerja lebih diperluas serta lebih memperhatikan perlunya penyelesaian masalah urbanisasi.
3. Semakin meningkatnya minat para wanita untuk terjun di dunia pekerjaan dan bekerja di luar rumah, untuk membantu kondisi keuangan rumah tangga maupun pengembangan pribadi wanita itu sendiri
4. Semakin kuatnya tuntutan organisasi buruh serta karyawan dalam memperjuangkan hak-hak para pegawai perusahaan
5. Bertambah banyak serta kompleknya peraturan pemerintah baik pusat maupun daerah menyangkut bisnis,
6. Adaptasi para pegawai terhadap perubahan sosial dan teknologi yang terjadi di dalam maupun di luar perusahaan.
Organisasi merupakan kumpulan manusia atau individu yang saling tergantung satu dengan lainnya. Seorang individu tidak dapat memenuhi keperluannya sendiri tetapi harus dipenuhi oleh individu lain atau dalam hal ini adalah organisasi perusahaan. Stoner dan Wankel mengatakan bahwa sangat penting bagi organisasi untuk memenuhi kebutuhan pegawainya, dengan alasan:
a. melalui organisasi, memungkinkan seseorang untuk melakukan hal-hal yang tidak mungkin dapat dilaksanakan sendiri oleh individu yang bersangkutan, karena berbagai keterbatasan yang dimilikinya
b. organisasi dapat bertindak sebagai media kesinambungan pengetahuan bagi para pegawainya. Organisasi mempunyai pengalaman dalam meningkatkan pengetahuan melalui cara-cara atau teknik-teknik baru yang lebih praktis dan efisien dalam melaksanakan kegiatan perusahaan, dan
c. organisasi lebih memungkinkan dapat memberikan sarana pengembangan karir bagi pegawai dibandingkan bentuk lainnya
Oleh karena itu dengan tidak terpenuhinya kebutuhan individu dalam bekerja akan mengakibatkan menurunnya motivasi kerja dan bahkan dapat mengakibatkan frutrasi, stres yang mengarah kepada menurunnya produktivas perusahaan. Untuk memperoleh pegawai atau tenaga kerja perusahaan yang berkualitas maka dalam perekrutan SDM perusahaan, perlu dilakukan perencanaan SDM yang baik dan matang sehingga benar-benar nantinya akan diperoleh SDM yang berkualitas. Dengan melakukan perencanaan tersebut diharapkan agar perusahaan terhindar dari kekurangan SDM pada saat perusahaan membutuhkan ataupun sebaliknya, perusahaan kelebihan SDM pada saat kurang dibutuhkan. Perencanaan tenaga kerja dapat diartikan sebagai suatu cara untuk mencoba menentukan keperluan tenaga kerja dalam suatu periode tertentu baik secara kuantitas ataupun kualitas dengan menggunakan metode-metode tertentu.
Kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan perusahaan dapat ditentukan melalui suatu proses perencanaan yang dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara, yaitu
1. Perencanaan dari atas ke bawah
2. Perencanaan dari bawah ke atas
Id.1). Perencanaan dari atas ke bawah:
Yang dimaksud dengan model ini adalah jumlah tenaga kerja yang diperlukan perusahaan ditetapkan sesuai dengan rencana jangka pendek, menengah, atau rencana jangka panjang dari perusahaan tersebut.
Id.2). Perencanaan dari bawah ke atas
Pertama-tama dibentuk kelompok kerja kecil yang menghitung taksiran kebutuhan tenaga kerja pada masa yang akan datang untuk mencapai target perusahaan yang telah ditentukan. Untuk menentukan jumlah yang diperlukan perusahaan, perlu dilakukan kesepakatan antara perusahaan dengan bagian yang memerlukan tenaga kerja baru.
Dalam mengembangkan ketenagakerjaan di perusahaan maka perusahaan harus memperhatikan karir para pegawainya. Pada umumnya setiap pegawai menginginkan karir yang tinggi di perusahaan, sesuai dengan tingkat pendidikannya. Seorang pegawai yang telah bekerja pada umumnya telah merencanakan dan memperkirakan bagaimana karir yang akan dicapainya pada masa mendatang. Karir dapat dianggap sebagai suatu urutan promosi atau perubahan ke jabatan yang menuntut tanggung jawab dan wewenang yang lebih tinggi atau mutasi ke tempat lain yang dianggap lebih baik posisi jabatannya selama kehidupan kerja seorang pegawai. Pengertian lain dari karir adalah sebagai suatu rentetan sejarah pekerjaan maupun jabatan yang disandang seorang pegawai selama kurun waktu kerjanya. Pimpinan perusahaan perlu memperhatikan karir para pegawainya dengan memperhatikan beberapa aspek antara lain:
- bagaimana menggali potensi yang ada pada beberapa pegawai
- kemungkinan macetnya karir pegawai karena hambatan dalam unit atau kelompoknya
- bagaimana mencari keseimbangan potensi pegawai yang ada dalam untuk masing-masing unit dalam perusahaan atau bagaimana mengurangi penimbunan pegawai yang berpotensi yang terdapat dalam suatu unit tertentu dan memindahkan ke unit lain
- bagaimana pendayagunaan dan pengembangan seorang pegawai yang memiliki potensi untuk dipromosikan
Pengertian karir terkadang tidak berbeda dengan promosi, dimana jika seorang pegawai yang karena prestasinya kemudian dia dipromosikan, maka artinya karir pegawai tersebut akan meningkat. Jadi sebenarnya pemberian promosi dilakukan untuk menghargai kinerja yang baik dari seorang pegawai yang berdampak pada kenaikan gaji, pemberian gelar ataupun kewenangan dan tanggung jawab.
Bagaimana agar pemberian promosi tersebut dapat berjalan dengan adil dan bijaksana? Karena sebaliknya, pimpinan perusahaan memberikan promosi kepada seorang pegawai adalah dengan tujuan baik, tapi karena pelaksanaan mungkin tidak tepat, maka ada kemungkinan justru akan berdampak negatif kepada pegawai yang bersangkutan atau kepada pegawai yang lain yang mungkin iri dan tidak senang dengan pemberian promosi tersebut. Pemberian promosi yang tidak tepat dapat menyebabkan kegagalan bagi pegawai yang bersangkutan jika pegawai tersebut belum siap menerima promosi.
Kiat-kiat yang bagaimana yang sebaiknya dilakukan untuk melakukan promosi? Dibawah ini beberapa aspek yang harus diperhatikan dalam rangkan promosi:
1. Pemberian promosi sebaiknya tidak diobral atau sering diberikan, sehingga kemudahan promosi akan menghilangkan makna positif suatu promosi,
2. Pemberian promosi harus secara transparan dan dengan alasan yang benar, sehingga pegawai itu sendiri serta pegawai yang lain merasa nyaman dengan pelaksanaan promosi tersebut. Pemberian promosi kepada seorang pegawai secara baik akan memperlihatkan kepada pegawai yang lain mengenai tanggung jawab yang baru dari pegawai yang dipromosikan serta bagaimana kriteria seorang pegawai yang akan dipromosikan.
3. Pemberian promosi harus terkait dengan tujuan perusahaan sehingga promosi tersebut memang perlu diberikan kepada seorang pegawai
4. Pimpinan perusahaan perlu memiliki data yang lengkap tentang pegawainya sehingga pemberian promosi berlangsung dengan lancar dan dengan pedoman serta aturan yang jelas
5. Pimpinan harus mengetahui aspek psikologis dari pemberian promosi kepada seorang karyawan, sehingga harus dipastikan kesiapan pegawai tersebut untuk menerima promosi, yang berarti pegawai tersebut mengetahui mengenai tanggung jawabnya yang baru serta harapan yang akan dipenuhinya nanti.
6. Pemberian promosi yang menyangkut pemindahan tempat atau lokasi kerja yang baru tidak perlu dipermasalahkan perusahaan sejauh pemindahan tersebut bermanfaat dalam meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pegawai.
Suatu perusahaan tidak dapat berjalan jika tidak memiliki SDM yang ahli dalam bidangnya atau dengan kata lain untuk mengerjakan suatu pekerjaan maka seorang pegawai harus memiliki alat atau kemampuan. Nah, bayangkan jika perusahaan memiliki SDM tapi SDM tersebut tidak memiliki kemampuan yang diharapkan oleh perusahaan, tentu perusahaan tersebut lama kelamaan dapat bangkrut. Oleh karena itu dalam suatu perusahaan, pelaksanaan training atau pelatihan sangat penting agar kebutuhan SDM yang berkualitas dapat terpenuhi demi tercapainya tujuan perusahaan. Bagaimana perusahaan memberikan motivasi kepada pegawai dengan memberikan apa yang diperlukan pegawai untuk meraih sukses, atau dengan kata lain apa yang harus diperhatikan dalam melaksanakan kegiatan pelatihan?
Analisis ini perlu dilakukan sehingga pelaksanaan pelatihan tidak sia-sia. Tujan apa yang hendak dicapai dalam pelatihan, serta materi yang bagaimana yang diperlukan dan siapa saja yang memerlukan pelatihan, maka aspek-aspek ini harus dianalisis terlebih dahulu.
Penentuan tempat pelatihan
Pelatihan dapat dilakukan di dua tempat yaitu :
pertama, pelatihan secara on-the job training, pelatihan yang dilaksanakan di lokasi kerja di perusahaan. Teknik yang dapat digunakan misalnya dengan melakukan demonstrasi mapun praktek kerja sehingga kemampuan atau skill pegawai dapat berubah dan meningkat.
Kedua, pelatihan secara off-the job tranining. Yaitu pelatihan yang dilakukan di luar perusahaan, Teknik pelatihan yang dapat diikuti pegawai adalah dengan mengikuti ceramah, studi kasus, permainan peran, dsb.
Evaluasi terhadap kegiatan pelatihan.
Barry (dalam buku Riset SDM dalam organisasi) menyarankan bentuk evaluasi yang dilakukan terhadap pelaksanaan pelatihan yaitu
- tingkat reaksi peserta. Bagaimana tanggapan peserta terhadap pelatihan yang diikutinya
- tingkat belajar. Bagaimana pelatihan dapat mengubah pengetahuan, keahlian dan ketrampilan pegawai
- Tingkat tingkah laku. Bagaimana perilaku pegawai setelah mengikuti pelatihan, apakah perilakunya tetap saja atau ada perubahan?
- Tingkat organisasi. Bagaimana perusahaan dapat mengambil manfaat dari pegawai yang mengikuti pelatihan tersebut, dan
- Nilai akhir, bagaimana manfaat secara menyeluruh hasil pelatihan terhadap pegawai.
DAFTAR PUSTAKA
Nangoi, Ronald. (1994). Pengembangan Produksi dan SDM. RajaGrafindo- Jakarta.
Supriyono (1990). Manajemen Strategi & Kebijaksanaan Bisnis. BPFE-Yogyakarta
Umar, Husein (1999). Riset Sumber Daya Manusia dalam Organisasi.Gramedia Pustaka
Utama-Jakarta.
Stevenson, Nancy (2001). Seni Memotivasi. Penerbit Andi-Yogyakarta.