Pengertian dan Komponen Sistem Informasi Menurut Ahli

Pengertian dan Komponen Sistem Informasi 

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing system atau information generating systems. 

Menurut Wilkinson, definisi sistem informasi adalah: “Suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia,komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.”(Wilkinson, 1982, hal 12). 

John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya istilah Blok bangunan (building block), yaitu terdiri dari blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (ouput block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block), dan kendali (controls block) sebagai suatu sistem. Keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Berikut penjelasan masing-masing blok: 

1. Blok Masukan 

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 

2. Blok Model 

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dalam basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 

3. Blok Keluaran 

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 

4. Blok Teknologi 

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi. Misalnya teknisi adalah operator komputer, pemrogram, operator pengolah kata, spesialis telekomunikasi, analis sistem, penyimpan data dan lain sebagainya. 

5. Blok Basis Data 

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa agar informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems). 

6. Blok Kendali 

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi baik yang disebabkan oleh alam maupun ulah manusia itu sendiri, seperti bencana alam, kebakaran, badai, debu, ketidakefisienan, kesalahan dan kecurangan, tindakan sabotase/perusakan yang disengaja, kegagalan sistem itu sendiri, dan lain sebagainya. Beberapa tahap dan langkah pengendalian perlu dirancang dan terapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah, ataupun bila terjadi kondisi tersebut dapat langsung cepat diatasi. 

Sistem Informasi Berbasis Komputer 

Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. 

Konsep Sistem Informasi Berbasis Komputer 

Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS yang akan dibahas pada bagian ini antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan “basis komputer” sebagai kata kuncinya. 

1. Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar sub-sistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. 
2. Berbasis Komputer Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computerbased” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. 
3. Sistem Informasi Berbasis Komputer Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam membuat keputusan. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer sebagai pengolah informasi terdiri dari bidang aplikasi berbasis komputer –seperti SIM, SIA, DSS, kantor virtual, dan sistem berbasis pengetahuan. Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer (computer based information system), atau CBIS. Untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer Gambar. dibawah ini menunjukkan model CBIS. Semua subsistem CBIS menyediakan informasi untuk pemecahan masalah. 

Kontribusi Sistem Informasi Berbasis Komputer 

Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi sub unit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. 

Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah: 

• penghematan waktu (time saving) 
• penghematan biaya (cost saving) 
• peningkatan efektivitas (effectiveness) 
• pengembangan teknologi (technology development) 
• pengembangan personel akuntansi (accounting staff development) 

Selama tahun-tahun awal komputer, perusahaan mempunyai pilihan untuk menggunakan alat elektronik tersebut atau tidak. Para manajer di sejumlah perusahaan yang pada awalnya menggunakan komputer adalah orang-orang yang berpandangan jauh ke depan, yang menyadari bahwa komputer memberi mereka sejumlah keunggulan atas pesaing mereka. Seiring menurunnnya biaya perangkat keras dan perangkat lunak, berbagai aplikasi dirintis sejumlah perusahaan perintis tersebut telah tersedia bagi hampir semua perusahaan –bahkan yang terkecil. 

Saat ini manajer benar-benar tidak memiliki banyak pilihan mengenai penggunaan komputer. Pertanyaannya bukan lagi soal menggunakannya atau tidak, tetapi seberapa efektif menggunakannya. Sebagian besar perusahaan telah sepenuhnya tergantung pada sistem pengolahan data berbasis komputer dan tidak dapat menangani transaksi satu hari pun tanpanya. Sebagian perusahaan juga telah mencapai sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi, dan menyediakan keahlian yang sangat beragam. 

Peranan CBIS Terhadap Peningkatan Nilai dan Kualitas Informasi 

Apakah benar bahwa sistem informasi berbasis komputer (Computer Based Information Systems) akan meningkatkan nilai dan kualitas informasi yang dihasilkan? Berikut dibawah ini penjelasan bagaimana CBIS menjawab pertanyaan tersebut. 

Manusia Versus Komputer 

Pada awalnya dalam konsep sistem informasi tradisional, manusia merupakan komponen utama dalam mengolah data menjadi informasi. Gambar berikut menunjukkan model dasar sistem tradisional, dimana manusia sebagai pengolah informasi.

Gambar Model dasar manusia sebagai pengolah informasi 

Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan menghasilkan keluaran adalah terbatas. Dunia menyediakan lebih banyak masukan daripada yang dapat diterima oleh sistem pengolah manusia. Manusia mengurangi masukan ini sampai batas jumlah yang dapat diatasi melalui suatu proses penyaringan atau seleksi. 

Digunakannya komputer dalam sebuah Sistem Informasi menutupi kekurangan-kekurangan manusia dalam melakukan pengelolaan data menjadi informasi. Pemakaian komputer memiliki beberapa keunggulan seperti berikut di bawah ini. 

A. Proses pengolahan yang cepat 

Mengingat informasi merupakan landasan bagi suatu pengambilan keputusan, maka datangnya tidak boleh terlambat. Jika sebuah informasi terlambat diterima, sudah barang tentu manfaatnya akan lebih rendah dibandingkan dengan jika informasi tersebut dating tepat pada waktunya. Dengan pengolahan data berbasis komputer dalam sistem informasi akuntansi, masalah kecepatan dalam menghasilkan informasi dapat lebih teratasi. Komputer memang sudah teruji tingkat kecepatan prosesnya. Dari komputer generasi pertama yang hanya berkemampuan memproses ribuan operasi per detik sekarang sudah memiliki kemampuan milyaran operasi atau bahkan triliun operasi dalam setiap detiknya. Dengan kemampuan mempersingkat waktu pekerjaan tersebut membuat manusia tidak perlu mempersulit diri dan menghabiskan waktunya untuk satu pekerjaan saja serta dapat memanfaatkan waktu untuk jugamengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang lain. 

B. Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi 

Akurat, berarti bahwa infornasi yang dihasilkan tepat sesuai dengan tujuan pengolahan data. Sebuah informasi harus akurat mengingat proses jalannya informasi dari sumber informasi sampai ke penerima banyak terdapat noise atau gangguan-gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. Manusia dalam bekerja mengenal batas waktu dan tenaga tetapi tidak demikian halnya dengan sistem yang berbasis komputer. Karena komputer tidak memiliki mental dan tidak mengenal lelah, maka komputer memiliki tingkat ketepatan yang sama dalam melakukan suatu proses tidak terbatas oleh waktu dan tenaga.

C. Efisiensi Sumber Daya Manusia 

Coba hitung berapa personil yang perusahaan butuhkan jika sistem informasi pada perusahaan Anda masih Tradisional. Sebut saja pada sistem pembuatan laporan keuangan. Ada petugas Jurnal, Internal Audit, Petugas Ledger, Petugas Adjustment sampai pada petugas pembuat Rugi Laba dan Neraca. Di dalam sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer, personil-personil tersebut bisa diefiensikan dan didaya-gunakan untuk tugas-tugas yang lain yang tentunya lebih perlu, karena mulai dari proses input jurnal transaksi, posting data sampai pembuatan rugi laba dan neraca sudah dikerjakan oleh komputer, dan hanya memerlukan seorang operator saja untuk menjalankannya. Pada sistem akuntansi yang berbasis komputer, manusia sebagai operator sistem tinggal melakukan pemasukan data-data awal ke dalam komputer saja. Dalam hitungan detik setelah data-data dimasukkan, informasi akuntansi yang dibutuhkan dapat langsung ditampilkan dan dimanfaatkan untuk kegiatan selanjutnya. 

D. Kemudahan Berinteraksi Dengan Penggunanya 

“Sistem Komputer Interaktif” menunjuk pada kemudahan dalam menjalankan aplikasi-aplikasi yang berbasis komputer. Komputer dirancang sedemikian rupa baik dari sisi perangkat keras maupun lunaknya untuk membuat manusia betah mengoperasikannya. Penggunaan simbolsimbol atau tanda-tanda tertentu dalam pengoperasian program dapat dengan mudah dipahami oleh operatornya. Masalah bahasapun sudah bukan menjadi kendala lagi, mengingat sekarang sudah banyak program-program dibuat dengan menggunakan berbagai macam bahasa. Peningkatan Nilai Informasi Peningkatan nilai informasi dengan adanya pemakaian komputer, bisa diamati dari grafik hubungan antara biaya dan volume pemrosesan seperti pada gambar di bawah ini. 

Gambar  Hubungan Biaya dan Volume Proses

 

Pada grafik tersebut bisa dilihat bahwa biaya tenaga kerja manusia dalam pemrosesan data secara manual ternyata kurang efektif jika ditinjau dari sisi volume dan biaya pemrosesan. Pemrosesan secara manual, memiliki biaya yang stabil pada angka yang cukup tinggi. Sementara jika menggunakan mesin, meski investasi awal lebih besar biayanya, namun pada perkembangannya akan dapat mengurangi biaya-biaya pemrosesan dengan tetap menjaga tingkat volume pemrosesan. 

Yang paling menonjol adalah proses pengolahan data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Penggunaan komputer tersebut akan dapat terus mengurangi biaya-biaya pada posisi yang paling rendah dibandingkan dengan metode pengolahan yang lain. Grafik lain yang dapat membuktikan peningkatan nilai sebuah informasi adalah grafik hubungan Nilai Informasi, Biaya, dengan Waktu pengolahan data menjadi informasi seperti pada gambar di bawah ini. 

Gambar Hubungan Biaya, Nilai dan Waktu 

Dari grafik tersebut terlihat bahwa dengan bantuan komputer, kita bisa mengatur sedemikian rupa sehingga informasi dapat disajikan dengan tepat waktu dan dengan biaya yang masih berada dibawah manfaat informasi itu sendiri. Dengan kata lain, kita bisa mengatur pengolahan data sehingga manfaat ekonomis sebuah informasi dapat diperoleh secara maksimal. 

ADS HERE !!!