Sistem Informasi Inventaris Barang di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Dewasa ini penerapan sistem informasi pada suatu instansi pemerintah
maupun swasta sangat dibutuhkan karena perkembangan teknologi yang
sangat pesat menuntut suatu instansi untuk memperoleh informasi yang lebih
cepat dan akurat. Sistem informasi yang mendukung membuat kinerja suatu
instansi akan terlaksana dengan baik dan dapat menangani berbagai
pengolahan data dengan menggunakan teknologi informasi.
Sistem Informasi dibuat untuk mempermudah dalam pengelolaan dan
penyimpanan data maka dapat menghasilkan suatu informasi yang tepat dan
akurat.
Adanya sistem informasi yang tepat dan akurat dapat mengurangi
terjadinya kesalahan yang tidak diinginkan sehingga dapat meningkatkan
kinerja yang lebih efisien dan kecepatan operasional instansi.
Kantor Arsip dan Perpustakaan merupakan Instansi
Pemerintah yang bergerak dalam bidang pelayanan masyarakat, pemilahan,
penataan, pengumpulan dan penyimpanan segala macam bentuk dokumen
penting yang akan dijadikan sebagai arsip.
Perkembangan Kantor Arsip dan
Perpustakaan sudah mulai menggunakan sistem informasi
berbasis komputer untuk menunjang kinerjanya. Meskipun masih banyak
pengelolaan yang masih dilakukan secara manual salah satunya pengelolaan
dan penyimpanan data inventaris barang.
Pengelolaan dan penyimpanan data inventaris barang hanya dilakukan
secara manual yaitu dengan menggunakan buku besar yang digunakan untuk
mencatat barang-barang yang ada. Semua keterangan mengenai barang
inventaris kantor dicatat dalam suatu buku besar, sehingga untuk catatan
barang-barang di tahun-tahun sebelumnya sebagian sudah tidak ada lagi
karena pengelolaan yang digunakan masih sangat sederhana.
Apabila ada
pihak yang membutuhkan sulit untuk mencari keterangan dimana dan apa saja
data barang yang dibutuhkan tersebut. Masih banyak kekurangan yang harus
diperbaiki untuk memperoleh hasil yang diinginkan. Oleh karena itu penulis
ingin membuat suatu sistem informasi inventaris barang di Kantor Arsip dan
Perpustakaan.
Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi
keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat
dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Sistem
informasi manajemen adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen
yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian dan pengambilan
keputusan dengan mnyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu.
Sistem
Sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan
yang saling berkaitan dan susunan prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan
utama organisasi. Sistem merupakan sekumpulan komponen yang bekerja
sama dalam mencapai tujuan.
Sistem adalah sebuah tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas
sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi/tugas khusus) yang
saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi
suatu proses atau pekerjaan tertentu (Fatansyah, 1999).
Informasi
Informasi merupakan data yang telah diproses / diolah sehingga
memiliki arti atau manfaat yang berguna. Menurut Laudon dan Laudon
(2005) informasi adalah data yang telah dibentuk kedalam sustu format
yang mempunyai arti dan berguna bagi manusia.
Sedangkan Abdul Kadir (1999), berpendapat bahwa Informasi
dapat dikatakan sebagai data yang telah diorganisasikan ke dalam bentuk
yang sesuai dengan kebutuhan seseorang di dalam suatu organisasi atau
perusahaan.
Sistem Informasi
Sistem Informasi dapat didefinisikan secara teknis sebagai satuan
komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau
mendapatkan kembali), memproses, meyimpan dam mendistribusikan
informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam
suatu organisasi (Laudon dan Laudon, 2005).
Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan
data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud
memberikan informasi (yang bersifat intern dan ekstern) kepada
manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan. Sistem informasi
Manajemen merupakan serangkaian sub sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu
mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara
guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat
manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Sedangkan Kendall dan Kendall (2002) sistem informasi
manajemen adalah sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang
bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer.
ADS HERE !!!